Indicadores de Resultados para o profissional de Secretariado

Fonte:www.teclan.com.br

Indicadores de Resultados para o profissional de Secretariado

Bete D´Elia*

Um dos desafios do Profissional de Secretariado é mensurar e dar visibilidade aos resultados gerados.

A inexistência desses indicadores de resultado  gera inúmeros prejuízos. Para o profissional,desmotivação, falta de visibilidade da importância da sua atuação e o sentimento de não pertencer ao todo empresarial. Para os gestores e empresas inexistem parâmetros para valorizar e mensurar as atividades, identificar a evolução, ocasionando que  esse profissional seja excluído de muitos programas da organização, como  participação nos resultados e similares.

Parte dos profissionais de secretariado sentem defasagem, entre o que fazem e o que é percebido pelos gestores e empresas, nos momentos de avaliação de desempenho.

Há dificuldade de se transmitir, de forma objetiva e quantificável, as atividades realizadas e como elas contribuem para o resultado da organização.

É vital que os Indicadores de Resultado sejam criados, para valorizar a profissão e dar visibilidade à real dimensão de sua importância no cenário corporativo.

Mesmo que estejamos ainda engatinhando nesse cenário, os primeiros passos já foram dados.

Preocupada com esse gap da nossa profissão, desenvolvi um projeto piloto de indicadores para o Profissional de Secretariado, considerando as atividades essenciais. Esses indicadores são quantitativos e possibilitam medir a produtividade do profissional, aliada à estimativa de tempo gasto com cada atividade.

Elaborei também um curso específico, para possibilitar aos profissionais reflexão conjunta e orientação sobre como criar os seus indicadores, adaptando-os para as realidades das empresas em que atuam.

O assunto já começa a gerar bibliografia . Tanto no Livro Excelência no

Secretariado(2013), como em As Novas Competências do Profissional de Secretariado (2013, nova edição) há capítulos sobre o Tema.

Para a  evolução conjunta, é importante que haja convicção de que o profissional de Secretariado gera resultado, mesmo atuando na área meio do mundo profissional.

Há, felizmente, muitos exemplos concretos, que merecem ser compartilhados, para que os profissionais comecem a projetar a forma de dimensioná-los e dar visibilidade.

O assunto é amplo, complexo e representa uma das nossas bandeiras atuais.

O objetivo deste artigo é apresentar o assunto, aguçar a reflexão e inaugurar a série.

Bete D´Elia*

Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado,com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.

Autora do Livro Profissionalismo – Não dá para não ter – Editora Gente.

É co-autora dos seguintes Livros:

• As novas Competências do Profissional de Secretariado pela Editora IOB Thomson;
• Gestão do Tempo e Produtividade – pela Editora Ser Mais;
• Coaching e Mentoring – pela Editora Ser Mais;
• Coordenadora com Magali Amorim e Maurício Sita do Livro Excelência no Secretariado, também pela Editora Ser Mais;
• Organizadora com Cibele Barsalini Martins do livro Modelos de Gestão no Contexto do Profissional de Secretariado, pela Editora UFSC.

 Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.

O ingresso de um secretário em uma Pós-Graduação: um caso real – Parte 2

Fonte:www.freepik.com

O ingresso de um secretário em uma Pós-Graduação: um caso real – Parte 2

Raul Oliveira Paes*

Amigos leitores,

Continuando com o artigo anterior.... Até porque, para não cansar a leitura, é melhor dividir a estória para continuar o suspense... Hehehehehe.

Sobre o processo seletivo do mestrado: Uma semana depois da primeira etapa, com as inscrições homologadas e meu nome lá entre elas (entre 103 nomes, importante ressaltar), lá fui para a segunda etapa: a prova de conhecimento, sendo 70% de questões objetivas e 30% de discursivas. Aí, valem as leituras obrigatórias: todas elas estão especificadas no edital e é necessária a leitura prévia de todas. Três horas de prova, entre dúvidas e certezas, marcações a redações, foram concluídas com sucesso. Restava aguardar e orar para que pudesse ser aprovado para a última etapa: a entrevista. E pensem nas aflições e nas ansiedades que se passavam com este jovem que vos escreve!

Mais uma semana posterior, chegou o resultado da prova: de 103 nomes, foram aprovados para a entrevista APENAS 18 NOMES e o meu estava lá! Haja agradecimento ao Pai nesse dia! Ou seja, que peneira...

E lá se vai para mais uma semana e, segundo a relação das entrevistas, estava entre os últimos a serem entrevistados: aí que o nervosismo tomou conta algumas horas antes da hora crucial. Quando entrei na sala da entrevista, já conhecendo antes futuros colegas, estava mais tranquilo e havia uma banca de 6 PROFESSORES para me avaliar.

Depois do Coordenador da seleção me dar o start, tive até 15 minutos para defender o projeto. E lá ia falando até que um professor me interrompeu para indicar um trabalho que estavam em andamento, mostrando interesse. A partir daí, iniciou-se uma discussão entre professores que questionavam o projeto e eu e mais alguns professores defendendo o projeto. Foi bastante interessante! E, no final, estava bem mais tranquilo e os professores haviam me deixado bem à vontade para falar. Os 15 minutos para, inicialmente, defender o projeto (ou seja, havia mais tempo para questionamentos e esclarecimentos), haviam se tornado os 15 MINUTOS DA ENTREVISTA TODA. Algo incrível e surreal, uma vez que já havia ouvido que houve entrevistas anteriores que demoraram de 30 a 40 minutos.

Depois que saí da entrevista, fui ao trabalho e, conversando com alguns colegas, percebi que estava mais tranquilo e, logo depois, ansioso pelo resultado final. Gente, uma lição muito importante: caso haja entrevista para o processo seletivo, leiam bastante o seu projeto de pesquisa até que ele esteja bem fixado e compreendido na sua mente. É nele que gira a entrevista e a segurança é fundamental para você passar o que está escrito.

Quando foi no final do mês e já no dia que saiu o resultado, foi uma ansiedade até o último instante, mas, recebi o resultado: FUI APROVADO! Pensa numa felicidade sem tamanho e uma imensa sensação de gratidão a Deus e a todas as pessoas que me auxiliaram neste processo! Agora é partir para o próximo nível: as rotinas da Pós-Graduação.

Mas, isso vocês vão conferir nos meus próximos artigos.  

Um grande abraço e até a próxima!

Raul Vitor Oliveira Paes*

É Secretário Executivo na Escola de Música do Instituto de Ciências da Arte da Universidade Federal do Pará. Mestrando profissional em Gestão Pública no Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública do Núcleo de Altos Estudos Amazônicos da UFPA. Secretário Geral da Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado na Gestão 2015/2017. Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade do Estado do Pará - UEPA, sob o registro SRTE 694/PA. Especialista: MBA em Assessoria Executiva à distância (EaD) no Centro Universitário Internacional UNINTER. Possui interesse em pesquisa e trabalho nas seguintes áreas: Assessoria Executiva, Gestão Secretarial, Interdisciplinaridade, Secretariado Executivo, Aprendizagem Organizacional, Gestão Pública, Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento. 

O ingresso de um secretário em uma Pós-Graduação: um caso real

Fonte: Freepik.com

O ingresso de um secretário em uma Pós-Graduação: um caso real

Raul Oliveira Paes*

Amigos leitores,

Depois das breves explanações sobre a Pós-Graduação no artigo anterior, agora posso continuar compartilhando com vocês um pouco da minha saga: já estava projetando um curso de mestrado em gestão pública desde quando entrei na Universidade Federal do Pará em 2012, para poder aprimorar minha graduação, desenvolver pesquisas científicas e, de alguma forma, chegar mais próximo à docência. Só que achei melhor fazê-lo depois de concluir e ser aprovado no estágio probatório.

Minha experiência profissional na Escola, somada à questão legal, explicam minha decisão. Aqui vai uma recomendação: antes de pensar no mestrado, analise bem o curso pretendido e no que ele vai lhe proporcionar na sua vida profissional. Isso é muito importante! Ninguém suporta fazer o que não gosta e, no mestrado, necessariamente você precisa gostar do que está fazendo: afinal, temos disciplinas, prazos, trabalhos, seminários, artigos, papers, projeto de dissertação, qualificação, defesa... Ufa... Só de falar, vocês já podem imaginar como a nossa vida passa a ser mais agitada. Ou seja, precisa amar mesmo.

Outubro de 2015, eis que sai o edital do curso: mas, antes, já estava desenvolvendo um projeto para outro curso de mestrado na universidade, porém, quando saiu o pretendido edital, foquei só na gestão pública. Um mês de bastante correria: reunir documentação necessária, aprontar projeto, fazer as leituras para as provas, se preparar para a entrevista... E, aqui, mais uma dica valiosa: a leitura do edital é fundamental para todo o processo seletivo. Leiam o edital, releiam, tirem dúvidas, questionem, leiam novamente.... Nada está no documento por acaso e, acreditem: qualquer detalhe faz a diferença na leitura atenta do edital. É lá que vocês conferem os documentos necessários, calendários, formas e estruturas para projeto de pesquisa (dependendo do programa), leituras necessárias, procedimentos para as provas. Qualquer detalhe despercebido pode indeferir sua inscrição, inclusive.

Eis que o mês de novembro chegava com tudo: e, também, foi o mês do processo seletivo. A primeira etapa (normalmente), que foi a inscrição, foi bem-sucedida. Isso porque fui no último dia para me inscrever, então pensem na correria. E mais: fui entre os últimos a me inscrever (literalmente nos 45 minutos do segundo tempo). Haja coração! Mal sabia que esse era apenas o início das emoções...

Depois dessa breve introdução, no próximo artigo vou compartilhar com vocês como foi o meu ingresso no programa de mestrado em gestão pública.

Um grande abraço e até a próxima!

Raul Vitor Oliveira Paes*

É Secretário Executivo na Escola de Música do Instituto de Ciências da Arte da Universidade Federal do Pará. Mestrando profissional em Gestão Pública no Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública do Núcleo de Altos Estudos Amazônicos da UFPA. Secretário Geral da Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado na Gestão 2015/2017. Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade do Estado do Pará - UEPA, sob o registro SRTE 694/PA. Especialista: MBA em Assessoria Executiva à distância (EaD) no Centro Universitário Internacional UNINTER. Possui interesse em pesquisa e trabalho nas seguintes áreas: Assessoria Executiva, Gestão Secretarial, Interdisciplinaridade, Secretariado Executivo, Aprendizagem Organizacional, Gestão Pública, Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento. 

Ambientando-se com os conceitos de Pós-Graduação.

Ambientando-se com os conceitos de Pós-Graduação.

Raul Vitor Oliveira Paes*

Amigos leitores,

Estamos quase próximo da metade de 2016, com diversas situações acontecendo em nossas vidas, em nosso país e no mundo e eis que estou de volta, com uma nova parceria: o pessoal do blog Interação Secretari@do. Muito grato pela oportunidade, pessoal!

Então, vamos lá: em um novo momento na minha vida, eis que como secretário executivo, agora estou na pós-graduação stricto sensu, em um curso de Mestrado Profissional em Gestão Pública, na mesma Universidade em que trabalho. Nossa, mas Raul, o que é isso?

Você já está numa Pós? Mestrado? Calma lá, vou explicar rapidamente alguns conceitos:

• Pós-Graduação: academicamente, todo curso que é feito após a conclusão de curso de graduação;
• Stricto sensu: expressão latina que significa, em “sentido estrito”. No âmbito acadêmico, é um curso de pós-graduação realizado de forma especializada, com foco em aprimoramento da graduação e no desenvolvimento de metodologias de pesquisa e de pesquisas científicas, ou seja, da cultura científica. O oposto do stricto sensu é o lato sensu, ou seja, “sentido amplo”, sendo um curso de aprimoramento da graduação de forma extensiva, voltado às realidades e aplicações profissionais;
• Mestrado: no Brasil, é um curso de pós-graduação stricto sensu com o propósito de iniciação de produção de conhecimento em determinada área, ou seja, com foco claro na pesquisa. Temos dois tipos: o acadêmico – voltado para a formação de pesquisadores e aprimoramento docente, tendo como produto uma dissertação, necessariamente – e o profissional – voltado para as realidades profissionais, possibilitando atuar na docência e que, nem sempre, o produto final é uma dissertação. Podem ser coletâneas de artigos, protótipos, desenvolvimento de produtos, sistemas, processos, dependendo da área.
• Gestão Pública: área de conhecimento que tem como foco o estudo e produção de conhecimento as problemáticas ocorrentes e decorrentes das realidades organizacionais públicas, através das instituições, organizações públicas e instrumentos/maneiras de gestão.

Depois dessa breve introdução, no próximo artigo vou compartilhar com vocês como foi o meu ingresso no programa de mestrado em gestão pública.

Se vocês quiserem outras experiências para comparação, recomendo que leiam o seguinte post: http://posgraduando.com/como-faco-para-ingressar-no-mestrado-ou-no-doutorado/. Vocês vão ver que tem muita coisa a ver!

Um grande abraço e até a próxima!

Raul Vitor Oliveira Paes*

Secretário Executivo na Escola de Música do Instituto de Ciências da Arte da Universidade Federal do Pará. Mestrando profissional em Gestão Pública no Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública do Núcleo de Altos Estudos Amazônicos da UFPA. Secretário Geral da Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado na Gestão 2015/2017. Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade do Estado do Pará - UEPA, sob o registro SRTE 694/PA. Especialista: MBA em Assessoria Executiva à distância (EaD) no Centro Universitário Internacional UNINTER. Possui interesse em pesquisa e trabalho nas seguintes áreas: Assessoria Executiva, Gestão Secretarial, Interdisciplinaridade, Secretariado Executivo, Aprendizagem Organizacional, Gestão Pública, Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento. 

Empreender ou empregar-se?

Fonte:www.administradores.com

Empreender ou empregar-se? 

Daniel Lima*

     No Brasil, diferente do pensamento norte-americano, o empregado é visto comoa parte mais fraca na relação entre empregador e empregado. Talvez isso se justifiquepelo nosso contexto histórico marcado por grandes desigualdades sociais. O fato é queos poderes legislativo e judiciário garantem uma série de direitos ao empregado taiscomo férias, décimo terceiro salário, vale transporte, auxilio maternidade, fundo degarantia, seguro desemprego, entre tantos outros.

     E diante do dilema “empreender ou empregar-se”, muitos colocam a sede porautonomia na balança, porém, os benefícios supra citados fazem a balança pender para o lado da segurança e estabilidade, especialmente para aqueles que possuem um perfilconservador e apresentam indisposição para assumir riscos. No entanto, em período decrise, a destituição dos tais direitos ocasionada pelo desemprego restaura o equilíbrio dabalança. Surge o empreendedorismo por necessidade.

     Desprovido de competências administrativas essenciais para boa gestão donegócio, o empreendedor por necessidade torna-se suscetível às estatísticasdesfavoráveis acerca da prosperidade de sua empresa. Talvez devesse se espelhar emum dos primeiros empreendedores que surgiram: o produtor rural, cujo ritual de plantioe colheita consiste em investir na compra da semente primeiro; empregar seu trabalhono plantio a despeito dos riscos oriundos das adversidades climáticas e; realizar acolheita recuperando o investimento inicial no médio prazo e retirando sua margem delucro sem esquecer de reservar uma parcela do faturamento para reinvestir na compra denovas sementes para a próxima safra.

     Em suma, a dúvida entre “empreender ou empregar-se” reflete um conflito entre os valores pessoais da autonomia e estabilidade. Enquanto para o empreendedor risco é ter que conviver com a possibilidade constante de ser demitido, para o empregado é não ter uma organização que o proteja. A ausência de mecanismos de fiscalização sobre o cumprimento de horário, objeto de desejo do empregado, transmite uma falsa sensação de liberdade, pois o senso de responsabilidade do empreendedor e seu comprometimento com o trabalho é muito mais forte do que qualquer vinculo empregatício formal.

*Daniel Lima
É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.

A paixão por secretariar

                               Fonte: www.salariobr.com

A paixão por secretariar

Vanessa Silva Alves*

Vou começar minha participação falando sobre um sentimento que pra mim é o que pode mover montanhas, a paixão. E o que paixão e secretariado têm em comum, pois bem, vamos lá.

Todos nós sabemos que para ser um bom profissional algumas características são essenciais como manter-se atualizado, ser flexível, boa comunicação, conhecimentos em outro idioma e muito mais. O secretariado assim como qualquer outra profissão tem suas dificuldades e nós, os profissionais, idem. Às vezes, por não estarmos em um ambiente propício para evoluir não nos sentimos valorizados, não temos uma remuneração de acordo com nosso trabalho, enfim, inúmeros fatores podem desmotivar um profissional, fazendo, talvez,  duvidar se estamos no caminho certo.

Mas esse sentimento que citei no início, a paixão, deixa uma fagulha de esperança acesa e mesmo com dúvidas e abaixo de mau tempo, você sente que é isso que realmente quer. Acredito que todos já passaram por esse momento, eu passei recentemente, por isso neste primeiro post gostaria de compartilhar com vocês uma carta. Ao final, explicarei do que se trata.

“Ser Secretária

Ser secretária para mim é fazer o que amo, pois sou simplesmente apaixonada por esta profissão. Amo porque me propícia muitos conhecimentos, me faz conhecer pessoas e o mais importante ajudá-las. Desde pequena sempre tive uma tendência a observar para aprender o que consequentemente me levaria a ajudar e acho que esse ímpeto me levou a buscar a profissão e não me vejo atuando em outra área. Sinto-me completa, completa porque sendo uma profissional qualificada consigo ser gestora, planejar, assessorar, mediar, consigo fazer marketing, network, consigo fazer e servir um café, aliás, não tem nada de mais nisso, se tiver que fazer um café, faça o melhor café da sua vida, enfim eu ajudo. Ajudo um executivo a chegar onde ele quer.

Ser secretária é combinar eficiência com sensibilidade, porque nós conseguimos enxergar as necessidades de nossos superiores nos olhos deles”.

Essa carta eu entreguei a selecionadora no último processo seletivo que participei. Após aquele mau tempo conquistei outra oportunidade. Para reverter esta fase procurei ajuda, passei por algumas sessões com profissionais que me ajudaram a me reencontrar e sabe a fagulha? Virou uma fogueira, novamente. Por quê? A paixão estava dentro de mim, nunca desapareceu.

Vanessa Silva Alves*

Graduada em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade Luterana do Brasil, ULBRA (2013), atua no secretariado à 12 anos com registro profissional nº 2244 SRTE/RS. Contato: vanes.secretaria@gmail.com

Secretariado Executivo e o aprendizado da Língua Inglesa

Fonte:http://www.dicasdecurriculo.com.br

Secretariado Executivo e o aprendizado da Língua Inglesa

Rosimeri Miranda*

Minha caminhada no aprendizado do inglês se resume em cinco anos de estudo. Quando iniciei em 2011 não tinha conhecimento algum a não ser o pouco que aprendi durante o ensino médio. Nestes cinco anos aprendi muita coisas, não somente específicas da língua, mas também questões culturais e geográficas que são aprendizados que o inglês também nos proporciona. A partir de então percebo que há um longo caminho a seguir, pois sempre há algo novo para aprender, além de, no caso de parar de estudar, o conhecimento se perder.

Ainda não tive a oportunidade de realizar intercâmbio, cuja experiência é enriquecedora e válida no aprendizado e fixação de um novo idioma. Para quem tem ou tiver a oportunidade de viajar para o exterior, deve aproveitar, mas também não deixar de seguir estudando e tendo contato com a língua estrangeira.

As dicas que julgo importantes compartilhar sobre o estudo da Língua Inglesa é dedicar pelo menos dez minutos de estudo da língua por dia, isso ajuda você a não perder o contato com a mesma, não deixando assim o aprendizado já adquirido se perder e ainda proporcionando facilidade na aquisição de novos conhecimentos. Assistir filmes em inglês sem legendas ou com legendas em inglês, mesmo sendo difícil o entendimento deve-se insistir para aprimorar a habilidade de ouvir (listening), ler livros e textos em inglês e também fazer exercícios de gramática e vocabulário, são todas ações que ajudam no aprendizado do inglês.

O domínio da língua estrangeira na atualidade deixou de ser um diferencial mas sim uma necessidade no mercado de trabalho, e para o profissional de Secretariado Executivo não é diferente. As empresas com suas relações internacionais aumentando a cada dia, logo acabam buscando a habilidade da língua estrangeira nos Secretários Executivos e demais profissionais. No meu caso, muitas oportunidades e portas se abriram devido ao fato de ter formação em inglês. A partir de então trabalhei em uma multinacional cuja experiência foi enriquecedora, tendo constante contato com estrangeiros, documentos em idioma estrangeiro para tradução e versão e outras atividades relacionadas com o idioma. Agora atuo em uma empresa que é importadora e montadora de máquinas, sendo assim, as vezes, tenho contato com o inglês em e-mails e ligações.

Conhecimento de um idioma estrangeiro é extremamente importante na atualidade, mas como já foi citado não é tarefa fácil, sendo assim exige esforço, dedicação e disciplina de cada um, e tenho certeza da importância dos profissionais de Secretariado Executivo buscarem formação adicional em um idioma estrangeiro, abrindo um leque de novas oportunidades de crescimento e ainda a possibilidade de se comunicar com o mundo!

Rosimeri Miranda*

*pós - graduanda pelo curso de especialização em Assessoria Executiva – UPF. Graduada em Secretariado Executivo, 2015 – UPF. Atualmente Secretária na Maxloader Indústria e Comércio de Máquinas.