Concursos públicos na área secretarial

Fonte: a autora

Concursos públicos na área secretarial

*Fernanda F. Machado

A profissão de secretariado executivo é considerada, hoje, uma das mais bem pagas do mercado, e com falta de profissionais qualificados para determinadas áreas, principalmente no que tange aos idiomas.

A profissão que foi regulamentada em 1985 e teve sua lei complementada em 1996, além de seu código de ética profissional aprovado em 1989, é destaque no jornal The Guardian, da Inglaterra, quando articulou em um artigo que a secretária brasileira é a mais bem preparada do mundo. E não é para menos, ela é referência mundial. Pessoas de outros países vêm ao Brasil para ver e aprender como trabalha essa profissional.

Para tal preparação, é necessário que os profissionais cursem, em nível de graduação, tecnólogo e técnico do curso de secretariado executivo, cursos estes que formam, por ano, milhares de alunos em todas as partes do Brasil.

Após a conclusão do curso e, por tratar-se de uma área tão vasta, o profissional apto para ingressar no mercado de trabalho, poderá optar por seguir a carreira docente ou a carreira de secretário executivo (técnico ou superior). Podendo, ainda, optar por trabalhar na esfera pública ou privada. Optando pela esfera pública, primeiramente, terá que abrir mão de alguns momentos de lazer, junto da família para encarar um concurso público, concorrendo com milhares de candidatos, na maioria das vezes.

Na esfera privada, poderá consolidar sua carreira profissional se, além da formação inicial, falar outros idiomas, como o inglês, que já é quase uma exigência, e outros como espanhol, italiano e francês.

Os benefícios da esfera pública são muitos como, por exemplo, jornada reduzida de trabalho, licença para capacitação, a tão sonhada estabilidade e uma aposentadoria confortável.

Como desvantagem pode-se citar que, no serviço público, o trabalho estender-se-á por um longo período de tempo (se não a vida toda) com as mesmas atribuições, ou seja, uma vida acomodada.

Exigem-se do profissional de secretariado executivo, habilidades como: motivação, liderança, comunicação, administração de tempo, proatividade, domínio de idiomas, dentre outras, seja na área privada ou pública.

Segundo o site www.tudosobreconcursos.com, "Concurso público é um processo seletivo que tem por objetivo avaliar candidatos concorrentes a um cargo efetivo de uma entidade governamental de uma nação. Apesar do processo geralmente ser preparado por empresas especializadas, a responsabilidade da avaliação dos serviços cabe às áreas de Recursos Humanos legalmente designadas".

Os concursos públicos são alvo de milhares de brasileiros, sendo a maioria jovens recém-formados, em busca de novas oportunidades de trabalho. As vagas para portadores de necessidades especiais também são oferecidas em abundância, pois, existe proteção constitucional a eles, conforme prevê o sistema constitucional vigente (art. 37, II da Constituição Federal).

Existem vários significados para a palavra concurso.  Para este artigo utilizar-se-á o preconizado pela Carta Magna, qual seja: “O processo de seleção de pessoas desejosas na assunção de um cargo ou emprego público” (CF. art. 37, II, 1988). Ou seja, é um processo de seleção pública de pessoas que desejam ocupar um cargo ou emprego público.

A palavra concurso se presta a muitos usos. Com efeito, pode indicar cooperação, ajuda. Mas também pode conotar uma modalidade de licitação, conforme indicado no art. 22, IV, da lei federal das licitações e contratos da Administração Pública, como pode denotar um processo de seleção de pessoas desejosas na assunção de cargo ou emprego público, consoante prescrito no art. 37, II, da Constituição Federal (MOTTA, 2005, p. 17).

O anseio de passar em concurso público vem, primeiramente, em razão de a iniciativa pública pagar o dobro que a iniciativa privada, na maioria dos casos. Segundo a Associação Nacional de Proteção e Apoio aos Concursos (ANPAC), esse número é duas vezes maior do que registrado há cinco anos e, por isso, a disputa pelas vagas é bastante acirrada.

É importante ressaltar que:

Nos próximos quatro anos estarão em condições de aposentadoria 452 mil servidores, cerca de 40% do atual quadro. Hoje, 80 mil já podem aposentar-se. Não esquecer, também, daqueles efetivados, que já estavam há cinco anos, quando da promulgação da CF, em 1988. Estes já contam com 28 anos de serviço público (ANPAC, 2011).

Os concursos públicos podem ter dois tipos de provas: a prova objetiva e a prova de títulos.

No caso da prova objetiva, os candidatos devem , marcar corretamente a questão.

No caso da prova de títulos, o candidato deverá comprovar experiência na função, se for o caso, ou apresentar todos os documentos de sua vida profissional, tais como cursos, palestras, artigos publicados, para que sejam analisados.

Com o objetivo de juntar em um único material todos os conteúdos solicitados num concurso público da área secretarial foi lançado no ano passado o Livro Secretariado Executivo para Concursos, que possui também provas na área secretarial com gabarito realizadas pela autora.

*Fernanda F. Machado

Cursou Bacharelado em Secretariado Executivo pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul-PUC (1994/1998) 

 A partir de 1998, atuou como docente em cursos livres na área secretarial, em instituições como SENAC, SENAI, Microlins e etc. Já em 2001 atuou como docente no Curso Superior de Secretariado Organizacional Formação Trilíngue da Universidade Católica de Pelotas-RS, coordenando o Laboratório Organizacional (laboratório de práticas secretariais). Em 2005 assumiu como docente no curso de Bacharelado em Secretariado Executivo da Universidade Federal do Amapá-AP, permanecendo por 4 anos, dedicando-se a coordenação do curso (2006) e a coordenação de estágios e orientação de trabalhos de conclusão de curso. Cursou Especialização em Gestão Empresarial pela FURG-RS(2000) e também Especialização em Docência do Ensino Superior pela UGF-RJ(2009). Com o objetivo de dedicar-se integralmente a docência sejam em cursos técnicos ou superiores, cursou Mestrado em Educação (2011). Desde 2010, é secretária-executiva da Universidade Federal de Pelotas-RS. Ao longo de seus quinze anos de carreira, tem atuado nas áreas de gestão secretarial, estágio, eventos, correspondência, arquivologia, etiqueta pessoal e profissional, tendo publicado um capítulo de livro e o Livro Secretariado Executivo para Concursos.

A empatia na gestão secretarial

Fonte: freepik.com

A empatia na gestão secretarial

Rosimeri Miranda*

Neste artigo abordaremos a gestão secretarial, a qual envolve diferentes habilidades e competências do secretário executivo tais como visão estratégica, negociação, boa comunicação, bom relacionamento interpessoal e dentro deste a empatia. Para o secretário executivo, no relacionamento interpessoal é importantíssimo praticar a empatia, pois conforme destaca Durante (2008) o gestor secretarial também assume o papel de auxiliar as pessoas a aprenderem, questionarem seus modelos mentais, ampliarem seus conhecimentos e gerenciar esse conhecimento individual para que sejam incorporados nas estratégias produtos e serviços do negócio.

A empatia, conforme o que ouvimos falar, é o ato de se colocar no lugar do outro antes de agir, mas é muito mais que isso, um conceito bem mais amplo ouvi em uma aula da disciplina de Processos Interpessoais e Intrapessoais no Trabalho dos Assessores Executivos, onde pude entender melhor sua conceituação e ainda perceber sua extrema importância em qualquer relação, nas diferentes formas que ela se apresenta.

Segundo Preston e De Waal (2002) há diferenças nas “atitudes” relacionadas com nossas reações com as outras pessoas:

• CONTÁGIO EMOCIONAL: é caracterizado por um estado emocional do sujeito que resulta diretamente da percepção do objeto, não havendo distinção entre o self e o outro, e onde não há capacidade de ajudar o outro.
• SIMPATIA: nesta o sujeito sente pena do objeto, com o foco dirigido mais para a situação que ao estado físico do mesmo, existindo distinção entre o self e o outro, mas a capacidade de ajudá-lo pode ou não existir.
• EMPATIA: estado emocional do sujeito resultante da percepção do estado do objeto, com distinção entre o self e o outro, cuja capacidade de ajudá-lo está presente e pode aumentar com a familiaridade, a similaridade e a relevância.

A partir das referências dadas pelos autores podemos perceber que, em certas situações, agimos com contágio emocional e acabamos não conseguindo agir em prol do outro e, às vezes, com simpatia, quando verificamos a difícil situação que o outro se encontra mas, mesmo assim, talvez não consigamos agir e, ainda, há momentos em que a empatia entra em cena, nesta o indivíduo percebe a situação e consegue agir e poder ajudar o outro.

Para o secretário executivo enquanto gestor é essencial ter empatia em suas relações de trabalho, com colegas de trabalho, subordinados e com clientes, proporcionando assim produtividade, motivação e ainda um maior grau de satisfação dos clientes. Além de, em casos de conflito entre colaboradores ou com clientes, cabe ao profissional de Secretariado como gestor, a partir da empatia, negociação e análise dos fatos, buscar solução rápida e dar continuidade aos processos dentro da organização em que atua.

Referências:

PRESTON, S.D.; DE WAAL,F.B.M. Empathy: its ultimato and proximamente bases. Behavioural and Brain Sciences, 25, p.1-72, 2002.

DURANTE, Daniela G. et al. Práticas de Gestão em Empresa Familiar: desafio da conciliação entre competitividade e humanização. V ENEO - Encontro de Estudos Organizacionais. Belo Horizonte: ANPAD, 2008.

Rosimeri Miranda*

Pós - graduanda pelo curso de especialização em Assessoria Executiva – UPF. Graduada em Secretariado Executivo, 2015 – UPF. Atualmente Secretária na Maxloader Indústria e Comércio de Máquinas.

A importância da educação continuada

Fonte: www.febran.org.br

A importância da educação continuada

Daniel Lima*

Em um país onde apenas cerca de 10% da população possui curso superior, o incentivo dos pais para frequentar a faculdade no intuito de garantir estabilidade profissional parecia assertivo! Entretanto, da mesma forma que testemunhamos a extinção da máquina de escrever e do disquete, profissionais que não buscam atualização constante se tornam obsoletos diante da nova configuração do mercado contemporâneo.

Atualmente, a maioria das empresas apresenta uma taxa de rotatividade de colaboradores dinâmica, em razão: ou da insatisfação da empresa com profissionais incapazes de se adaptarem às mudanças necessárias para a manutenção da competitividade; ou da insatisfação de profissionais em relação a empresas eficientes na implementação de mecanismos de fiscalização e controle, mas deficientes na adoção de práticas de gestão de pessoas que ofereçam um plano de carreira atrelado a um ambiente propício à aprendizagem.

Portanto, para o jovem em ascendência profissional que não queira se submeter às empresas supracitadas, surge a inquestionável importância do conceito de empregabilidade, que pode ser entendido como a capacidade de reinserção no mercado de trabalho e cujo um dos pilares é a educação continuada. Especialize-se, aprenda a falar outro idioma, participe de eventos inerentes à sua área de atuação, enfim, não pare de estudar tão logo se forme!

E para as empresas que, cansadas de treinar seus colaboradores e perdê-los para a concorrência, almejam reduzir essa rotatividade e os custos correlatos, cabe rever suas políticas de gestão de pessoas, no sentido de criar um ambiente de trabalho desinibidor das potencialidades individuais.

Daniel Lima*

É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.

Indicadores de Resultado para o Profissional de Secretariado 2º artigo

fonte:www.ricardobergamini.com.br

Indicadores de Resultado para o Profissional de Secretariado 2º artigo

Bete D`Elia*

Para que comecemos a criar os nossos indicadores, é importante que conheçamos alguns dados da história.

Façamos um retrospecto de uma época muito rica de aprendizagem e mudança de paradigmas no mundo empresarial, que foi a chegada da Era da Qualidade, na década de 1980.

Eu tive a felicidade de participar desse momento, que significou um divisor de águas na minha bagagem profissional.

Duas mudanças vitais  foram trazidas pela Era da Qualidade :

- Colocação  do cliente no primeiro lugar da pódio do mercado e de todas as empresas.

- Conscientização dos profissionais  que só é possível gerenciar aquilo que se pode medir.

Mensurar a  produtividade, desempenho, resultados passou a ser uma necessidade e um diferencial a partir dessa constatação.

Como já sabemos, priorizou-se a área fim das empresas, para identificar os indicadores de resultado, por serem mais tangíveis e estarem ligados à essência do negócio.

As atividades meio, como serviços, apoio e as secretariais não foram contempladas nessa primeira grande mudança.

Porém, a partir do século XXI e principalmente, na última  década, todos os profissionais (áreas fim e meio) foram desafiados a criar os seus indicadores.

Para iniciar a nossa familiarização com o assunto, vamos conhecer o conceito de Indicadores.

       Escolhemos duas definições  que podem  ser aplicadas  à área do Secretariado.

" Indicadores são aqueles que medem diretamente os desempenhos relacionados às necessidades dos clientes e dos diferentes processos da empresa". (SEBRAE, 1995).

"Indicadores são elementos que medem níveis de eficiência e eficácia de uma organização, ou seja, medem o desempenho dos processos produtivos, relacionados à satisfação dos clientes". (De Rolt, 1998).

Há os indicadores quantitativos e os qualitativos:

Os quantitativos são mais adequados para medir a produtividade.

Os qualitativos estão normalmente ligados a outras ferramentas de gestão da empresa.

Para o profissional de Secretariado, recomendamos começar pelos quantitativos, que dão visibilidade à produtividade, além de evidenciarem as atividades mais representativas e demandadas.

Os indicadores quantitativos possibilitam também apresentar aos gestores, objetivamente, as principais atividades realizadas, a quantidade e duração. Como a essência do trabalho secretarial é levar soluções , muitas vezes, os gestores desconhecem os processos realizados, as etapas , o tempo investido, podendo até terem dúvidas sobre o desempenho dos profissionais que o assessoram.

No próximo artigo, apresentaremos “como “ iniciar a identificação dos seus indicadores de resultado  e a respectiva medição.

Bete D`Elia*

Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.