Conhecimento e crescimento constantes Indi Silva

Fonte: freepik

Conhecimento e crescimento constantes

*Indi Silva

A Graduação em Secretariado Executivo trouxe entre tantas experiências, o convívio, o prazer e a satisfação em atuar com pessoas. Durante a graduação muitas das disciplinas nos direcionavam a eventos, assessorias, práticas secretariais, projetos de extensão,  administração, empreendedorismo e  gestão de pessoas.  O curso abre uma vasta dimensão onde o secretário executivo pode atuar, não foca apenas uma determinada área, somos polivalentes, proativos e estamos sempre em contato com pessoas, podemos ser gestores,  com um grande diferencial, que é o olhar sistêmico, nosso foco são todos os olhares, não nos satisfazemos com uma resposta, somos questionadores, porque sabemos do potencial em sermos secretários executivos. Ao cursar a graduação, eu não atuava na área, foi após concluir a graduação que então consegui dentro da organização que atuo trocar de setor e cargo, a graduação foi o principal fator que me fez alcançar um dos meus objetivos. Após concluir me formar dei continuidade aos estudos, realizei a Especialização em Gestão de Pessoas  e a Formação em Professional Self  & Coaching, sempre participando de cursos, palestras e seminários relacionados a treinamento e desenvolvimento.  

O despertar de todo meu conhecimento foi nos bancos da faculdade, foi ali durante três anos e meio que todos meus objetivos foram em partes alcançados, e foi em sala de aula com excelentes professores  que aprendi a ser a pessoa e profissional que hoje sou, foram eles que tive como exemplos. Tenho orgulho em saber que muitos de meus colegas de faculdade continuam se atualizando, outros partiram para outra graduação para aprimorar seus conhecimentos, porém acredito que permanece no marco da história de cada um, o início que foi onde tudo começou. O futuro somos nós, a graduação é a nossa base, e é a partir da base que se constrói um castelo, e como todo e qualquer meta a ser alcançada e  consolidada, ela precisa ser bem edificada.  Se você não ultrapassar as barreiras que te impedem de vencer, o crescimento não surgirá sozinho.

*Indi Silva

Graduação: Secretariado Executivo, Especialista em Gestão de Pessoas e Professional Self & Coach

Atualmente: Assistente Administrativo na UPF.

Data de colação de grau: janeiro 2011, foi na turma 2010/II

Fonte: Freepik

Vida de estudante não é fácil

Daniel Lima*

São diversos os programas curriculares dos cursos de graduação. Alguns não permitem que o aluno concilie estudos e trabalho, porém uma parcela significativa desses cursos não exige dedicação integral e são ofertados à noite permitindo suprir a necessidade laboral. Só assim os alunos conseguem honrar as altíssimas parcelas estipuladas pelas instituições de ensino superior. Essa necessidade torna-se mais acentuada no contexto brasileiro quando comparada à realidade de outros países. Surge a primeira dificuldade acadêmica: a de ordem financeira!

Esperançosos acerca de um aumento de renda oriundo do diploma, os estudantes prosseguem com o orçamento limitado, controlando até mesmo sua assiduidade em festas, justamente na faixa etária mais propicia para isso. E quando as provas começam a ser agendadas coincidentemente todas na mesma semana, a desconfiança dos alunos de que existe uma organização secreta de professores que pré-acordam as datas das provas com o único objetivo de fazê-los sofrer, torna-se uma certeza. Surge a segunda dificuldade: Escassez de tempo! Afinal, todos trabalham.

A elaboração da monografia é outro trecho doloroso do caminho que leva até a colação de grau. Começa com a escolha de um orientador, normalmente aquele professor com o qual sempre se teve muita afinidade; mal sabem os alunos que essa afinidade se converte em angústias e frustrações que se manifestam por meio de planejamentos sinistros de assassinato! Isso ocorre porque o acadêmico ainda não tem a serenidade necessária para ouvir efetivamente as críticas e usá-las de forma construtiva em seu trabalho final; ele ainda não entende que a constante reformulação de parágrafos é, na verdade, um exercício de reflexão que melhora sua capacidade cognitiva.

Enfim chega o momento da formatura e com ela as despesas do baile que não foram projetadas no início do curso e agravam ainda mais a primeira dificuldade. Mas apesar de todos os percalços, misteriosamente, essa é uma época que deixa muitas saudades e, embora não seja o fim da vida estudantil, pois especializar-se é preciso, não se iluda, nada se compara ao nosso primeiro curso na faculdade.

Daniel Lima*

É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.

O Pequeno Empresário em meio ao Cenário Político-Econômico Atual

Fonte:unisalgp.wordpress.com

O Pequeno Empresário em meio ao Cenário Político-Econômico Atual

Daniel Lima*

Eventos recentes na política brasileira deram o que falar. De um lado, acusam o governo de corrupto e incompetente; de outro, alegam que o nível de corrupção está dentro do padrão histórico e que foi exagerado pela mídia e por uma oposição partidária inconformada que, em um esforço conjunto, orquestraram um grande golpe à democracia! Uns lembram constantemente dos avanços dos últimos anos na área social; outros, da guerra vitoriosa contra a inflação. Cada qual com sua parcela de razão e fanatismo. O fato é que nem o mais criativo dos roteiristas conseguiria escrever tamanho drama.

Mas como andará a vida do pequeno empresário em meio ao caos político? Seria a recessão econômica ilusão? Há os que defendam que o consumidor continua com seu poder aquisitivo intacto e que, chantageado emocionalmente pela televisão, opta por cautela. Entretanto, no momento em que esse consumidor deixa de levar a família para jantar ou adia a compra do sapato, os proprietários do restaurante e da loja de calçados instintivamente reagem à queda do faturamento demitindo garçons e vendedores. O efeito da cautela desencadeada pelo caos político se alastra e contamina toda a economia, provocando, inclusive, a redução na arrecadação de impostos e o aumento dos custos do governo com seguro-desemprego.

Sob uma ótica “capitalista selvagem”, o empresário é a ganância encarnada que enriquece com a exploração do trabalho alheio e sonegação fiscal. Cabe lembrar, entretanto, que o pequeno empresário é representativo na geração de emprego e renda e está sendo sufocado por uma legislação trabalhista que, com a nobre intenção de reduzir a desigualdade entre as partes, muito lhe exige e pouco lhe oferece, agravando ainda mais a crise e rachando esse importante pilar da economia composto pela classe empresária.

Talvez nesse desaquecimento da economia o mercado esteja filtrando as empresas e ao final desse doloroso processo restarão apenas aquelas mais competitivas e bem geridas. Da classe política, o momento exige reflexão e mobilização para executar as tão necessárias reformas, no sentido de aumentar o rigor e punir corruptos com exemplaridade, bem como desonerar o pequeno empresário.

Daniel Lima*

É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.  

PROTOCOLO: a mestria de um Secretário Executivo

Fonte: afontedevida.blogspot.com

PROTOCOLO: a mestria de um Secretário Executivo

Liliane Vaz*

O bom andamento de um evento traz consigo a necessidade de um protocolo, desde o evento mais descontraído ao mais formal.

Protocolo surgiu, segundo Portela e Schumacher (2006, p. 104) para dar diretriz a uma cerimônia, e dar clareza a cada um dos participantes, de suas reais regalias a que têm direito. Também, o protocolo interliga as pessoas e faz com que essa convivência ocorra de forma harmônica.

A preparação do protocolo se inicia ao receber o texto, o qual será executado em determinado evento.

O protocolo pode ser somente executado, já vir pronto ou também pode ser criado junto dos responsáveis do evento com o profissional responsável pela execução no dia.

Dentro da minha preparação, sempre poupo minha voz no dia do evento, para não adquirir rouquidão ou voz fanha na execução. Também, leio muitas e muitas vezes, para conhecer bem o texto, e isso nos dá a vantagem de não errar. Leio em voz alta e também é interessante gravar, para ouvir e ver onde precisa melhorar. Confiro as precedências das autoridades e também a pronúncia de todos os nomes, sobrenomes e palavras que não são corriqueiras.

Sabe-se que falar em público é algo que assusta a muitos, mas acredito que a preparação nos leva a perfeição, ou seja, você ler um protocolo várias e várias vezes, resulta em conhecer o que está lendo e automaticamente, leva ao encontro da segurança.

Antes de iniciar um protocolo, prefiro sempre me concentrar sozinha. Nunca devemos esquecer de testar o microfone e também nunca deixar de combinar com a pessoa responsável pelo som os detalhes do evento, e para isso, deve-se passar uma cópia para que este responsável saiba o andamento da cerimônia e não haja falha de nenhuma das partes.

Devemos nos preparar para qualquer imprevisto, como por exemplo chegar no local do evento e não termos a disposição um púlpito, ou não termos um pedestal para microfone, ou até mesmo, dividir o mesmo microfone com as autoridades.

Executar protocolos, a partir da minha experiência adquirida no curso de Secretariado Executivo da Universidade de Passo Fundo, é algo que faço com muito prazer.

Referências:

PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre José. Ferramentas do Secretário Executivo.1. ed. São Paulo: Editora Viena, 2006.

Liliane Vaz*

É formada pela Universidade de Passo Fundo em Secretariado Executivo.Atualmente é Assistente Técnico II, no Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – SENAI PASSO FUNDO.Possui experiência em cerimonial e protocolo e também na área administrativa, com ênfase em assessoria à gestão.

Percepção da profissão de Secretário(a) Executivo(a)

Fonte:www.vitrinepessoal.com.br

Percepção da profissão de Secretário(a) Executivo(a)

Rosimeri dos Santos Miranda*

Minha percepção da profissão de Secretariado Executivo mudou muito desde quando ingressei na faculdade até agora como egressa e profissional da área. Quando iniciei a graduação sabia que estava me preparando para exercer uma profissão que me identificava, pois trabalhava com pessoas, buscando auxiliá-las no que fosse necessário, mas ainda não visualizava sua tamanha grandeza, importância e vasto campo de atuação.

Durante o curso de graduação, a cada disciplina concluída fui percebendo a multifuncionalidade e grandes responsabilidades que este profissional assume. Aquela percepção do profissional que apenas servia cafezinho, atendia telefone e anotava recados que eu já não visualizava mais, deu espaço ao secretário executivo que assessora diretores e gerentes, que gere informações e até mesmo equipes de trabalho, além de ser um profissional responsável por importantes atividades dentro de uma organização. A minha percepção foi se moldando a partir do conhecimento adquirido sobre a profissão, a partir da graduação, experiências profissionais e participação em eventos da área, e também pesquisas acadêmicas realizadas.

Percebo o Secretariado Executivo como uma profissão linda, inspiradora e especial, percebo uma profissão que está em constante crescimento e valorização a partir de muitas mudanças vividas, houve muitos ganhos. Percebo uma profissão que sua valorização e reconhecimento está diretamente ligada e dependente dos estudantes e profissionais da área que devem estar sempre em busca de conhecimento e motivados em mostrar a todos e tornar conhecida a importância de sua profissão.

Participando do último Encontro Nacional de Estudantes de Secretariado, realizado em Florianópolis, em uma palestra intitulada “Pertencimento ao Secretariado” esta abriu meus olhos e também o coração, me fez perceber que não basta apenas ter o cargo de secretário executivo registrado em sua carteira de trabalho, é preciso perceber a linda profissão que escolhemos, é preciso amar o que faz, então vamos lá, vamos perceber nossa profissão de uma forma diferente, mas vamos também mudar a percepção da sociedade em geral sobre ela!

Rosimeri dos Santos Miranda*

Pós-graduanda do curso de Especialização em Assessoria Executiva – UPF. Graduada em Secretariado Executivo, 2015 – UPF.

Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado 4º artigo

www.ultracurioso.com.br

Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado

4º artigo

Bete D´Elia*

Você fez a sua Lição de Casa?

No último artigo, apresentamos um formulário com as principais áreas de Resultado do Profissional de Secretariado, com as respectivas unidades de medida (quantidade e tempo).

Sugerimos também que começasse a sua prática de medição, para se familiarizar com a nova atitude.

Propusemos que a primeira mensuração fosse com a Área de Resultados – Atendimento ao Cliente, que poderia ser Interno ou Externo e que fosse escolhido o meio mais utilizado no seu dia a dia para realizar os atendimentos (telefone, internet ou pessoal).

Como essa Área de Resultados tem duas unidades de medida, quantidade e tempo, orientamos para que fosse medida apenas a quantidade.

Partindo do pressuposto que deseja avançar, estou visualizando você com esses dados prontos..

Uma das dificuldades que encontro nos cursos, quando fazemos a prática, é a necessidade de estimar algumas variáveis, para se chegar a uma média.

Para substituir esse potencial problema  em  solução, convido você a usar da sua imaginação e capacidade de abstração.

Para exemplificar, considerarei que na sua mensuração de atendimentos ao cliente, pelo telefone, a sua média diária foi de 15. Mesmo que o seu número tenha sido diferente, o procedimento para estimar o tempo é o mesmo.

Levando em conta  a minha experiência como secretária e a pesquisa feita em vários cursos com profissionais da área, o tempo gasto  para atender o cliente, pelo telefone, pode variar de 0,5 a 10 minutos. O consenso da maior parte dos secretários é que  a média de tempo gasta com cada atendimento é de 2 minutos.

A partir desses dados, ja temos dois indicadores para a  área de Resultados – Atendimento ao Cliente (por telefone):

• Quantidade: Média Diária :15
• Tempo Estimado por atendimento: 2 minutos

Agora, vamos à sequência da medição, para saber os indicadores ao final de uma semana e um mês:

Media Diária	Média Semanal (5 dias)	Média Mensal (4,5 semanas)
15	75	337,50
Total atendimentos mês:		337 (arredondando).

Media tempo por atendimento  2 minutos	Média tempo total atendimentos mês	Média de tempo em horas
337 x 2 minutos :	674 minutos	674 : 60 minutos:  11h23 minutos

Síntese :

Partindo da média diária de 15 atendimentos ao cliente, por telefone, podemos concluir os seus indicadores mensais dessa área de Resultados:

• Quantidade de Atendimentos : 337
• Tempo Estimado: 11h23min.

Visualize agora como muda o seu posicionamento e a credibilidade gerada junto aos gestores:

Ao invés de falar que você atende muitos clientes e que o telefone não para de tocar o dia inteiro, você apresentará os seus indicadores de Resultado, com a seguinte linguagem:

• A minha média mensal de atendimentos ao cliente é 337, com o tempo estimado de 11h23h.

Com certeza, os gestores entenderão esses dados e saberão o quanto esta Área de Resultados representa na sua produtividade.

Paralelamente, sua autoestima ficará mais elevada, por saber o quanto faz e como faz e por ter informações concretas para falar do seu cotidiano, com propriedade e valorização.

Imagine que essa mensuração poderá ser realizada com todas as suas Áreas de Resultado!.

Esse novo patamar está disponível para você atingir.

Basta acreditar e colocar a mão na massa!

Bete D´Elia*

Coach, Instrutora de Cursos, Palestrante

Media Diária

Média Semanal (5 dias)

Média Mensal (4,5 semanas)

15

75

337,50

Total atendimentos mês:

337 (arredondando).

Media tempo por atendimento  2 minutos

Média tempo total atendimentos mês

Média de tempo em horas

337 x 2 minutos :

674 minutos

674 : 60 minutos:  11h23 minutos

Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado 3º artigo

Fonte:www.freepick.com

Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado

3º artigo    -  Como iniciar a identificação dos seus indicadores de Resultado

Nesse artigo, a nossa proposta é fazer com que você, profissional de secretariado, comece a “colocar a mão na massa”, para identificar e criar os seus Indicadores de resultado.

A primeira atitude é ter coragem de sair da zona do conforto e consciência de que, nessa fase, terá mais trabalho .  Para se manter motivado, visualize  os futuros benefícios:

• saberá, de forma objetiva, a sua produtividade
• terá dados para apresentar os seus indicadores de resultado aos gestores que assessora
• terá uma ferramenta para pleitear aumento da sua equipe, caso o seu volume de trabalho esteja acima da sua capacidade produtiva
• terá argumentos sólidos para uma reunião de avaliação de desempenho e feedback.

A objetividade passará a ser a  diretriz do nosso discurso. Ao invés das falas “subjetivas” para descrever o volume das atividades, tais como : meu gestor me chamou o dia inteiro, meu telefone não parou de tocar, minha caixa de e-mails está lotada, tive muitas interrupções, vamos utilizar números e estimativa de tempo.

Imagine  como será diferente o nosso posicionamento, bem como a visão do nosso gestor, se passarmos a informar :

• Hoje, a minha média de atendimentos ao cliente foi 20, ao telefone, 10 pessoalmente e 5 pela Internet.

O gestor entenderá o que fazemos e o quanto fazemos . Hoje, muitos deles têm dúvidas das nossas atividades; não porque não valorizam o nosso papel, mas  porque não recebem informações com a linguagem que  entendem .

Para tal, o nosso desafio será medir as nossas atividades principais, que a partir de agora serão chamadas de Áreas de Resultado.

Não vamos reinventar a roda. Apenas, faremos ajustes na nomenclatura e passaremos a mensurá-las, com duas unidades de medida : quantidade e tempo.

Antes que os aspectos dificultadores comecem a pairar sobre o “como” faremos, adiando o importante “início”, lembre-se de que estamos quebrando paradigmas e inaugurando uma nova página na nossa história profissional. Então, é normal ter dúvidas e  não se familiarizar imediatamente com essa linguagem e os procedimentos de mensuração.

O importante é saber que é possível. Por isso, há um projeto piloto, que poderá ser adaptado às suas funções e à sua empresa. A partir dos ingredientes desse projeto, você poderá  elaborar a sua receita específica.

• 1ª. etapa – Identificação das suas áreas de Resultado

• Anexo à matéria, você  encontrará  um formulário, intitulado  Diagnóstico das Áreas Resultado, no qual constam as áreas de resultado principais (coluna à esquerda) e as unidades de medida (quantidade e tempo),(à direita),  correspondentes a cada área.
• Você deverá verificar quais áreas de resultado fazem parte da sua rotina e quais não fazem. Acrescentar aquelas que você realiza e que não constam do formulário.
• Estamos anexando também um modelo de tabela, para você ajustar às atividades escolhidas.

Para que  inicie a sua mensuração, em doses homeopáticas, minha sugestão é que comece anotando os atendimentos aos seus clientes, que podem ser internos e externos. Escolha a forma de atendimento que é predominante no seu dia a dia ( telefone, pessoalmente, Internet).

Se deixar de anotar um ou outro, não se preocupe. O importante será ter uma média.

A área de Resultados Atendimento aos clientes tem duas unidades de medida: quantidade e tempo. Comece pela quantidade. No próximo artigo, falaremos sobre como mensurar as estimativas de tempo, bem como ampliaremos as informações sobre a medição das demais áreas de resultado.

Por enquanto, experimente e pratique.

Anote as suas dúvidas, para que possamos respondê-las.

betedelia@uol.com.br
www.betedelia.com.br

Sucesso !

Apêndice 1

Diagnóstico das Áreas de Resultado

- Prazo de Medição: um mês

- O que medir:             tarefas principais

- Unidades de medida: quantidade/e ou tempo utilizado

Áreas de Resultado (Básicas)	Unidade de Medida
Atendimento ao cliente Externo e Interno Meio : Telefone – Ligações Recebidas/Efetuadas Pessoalmente Internet	Quantidade/média de tempo
Assessoramento ao Gestor(es)- despachos 2ª.Assessoramento Virtual	Tempo Tempo e Quantidade
3. Coordenação e Gerenciamento de Informações(mencionar os tipos) e-mails, relatórios, etc	Quantidade/tempo
4. Elaboração/redação de documentos (português/outros idiomas)	Quantidade/tempo
5. Organização de reuniões(internas, mistas)/participação	Quantidade/tempo
6. Organização de viagens(nacionais/internacionais	Quantidade/tempo
7. Follow-up (providências, respostas, prazos, etc)	Tempo
8. Coordenação de pessoas/tarefas	Tempo
9. Pesquisa na Internet	Tempo
10. Arquivo (Físico e/ou eletrônico)	Tempo
Outras Atividades
11. Assessoria Pessoal ao Gestor	Tempo
12. Assessoria a expatriados	Tempo
13. Assessoria Social ao depto./empresa	Tempo
14. Gestão contratos prestadores de serviços	Quantidade/Tempo
15. Uso ferramenta SAP	Tempo

Fonte: A Autora.

Bete D`Elia*

Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.

Áreas de Resultado (Básicas)

Unidade de Medida

1. Atendimento ao cliente

Externo e Interno

Meio :

Telefone – Ligações Recebidas/Efetuadas

Pessoalmente

Internet

Quantidade/média de tempo

2. Assessoramento ao Gestor(es)- despachos

2ª.Assessoramento Virtual  

Tempo

Tempo e Quantidade

3. Coordenação e Gerenciamento de Informações(mencionar os tipos) e-mails, relatórios, etc

Quantidade/tempo

4. Elaboração/redação de documentos (português/outros idiomas)

Quantidade/tempo

5. Organização de reuniões(internas, mistas)/participação

Quantidade/tempo

6. Organização de viagens(nacionais/internacionais

Quantidade/tempo

7. Follow-up (providências, respostas, prazos, etc)

Tempo

8. Coordenação de pessoas/tarefas

Tempo

9. Pesquisa na Internet

Tempo

10. Arquivo (Físico e/ou eletrônico)

Tempo

Outras Atividades

11. Assessoria Pessoal ao Gestor

Tempo

12. Assessoria a expatriados

Tempo

13. Assessoria Social ao depto./empresa

Tempo

14. Gestão contratos prestadores de serviços

Quantidade/Tempo

15. Uso ferramenta SAP

Tempo