 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Fonte:www.freepick.com
Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado
3º artigo - Como iniciar a identificação dos seus indicadores de Resultado
Nesse artigo, a nossa proposta é fazer com que você, profissional de secretariado, comece a “colocar a mão na massa”, para identificar e criar os seus Indicadores de resultado.
A primeira atitude é ter coragem de sair da zona do conforto e consciência de que, nessa fase, terá mais trabalho . Para se manter motivado, visualize os futuros benefícios:
A objetividade passará a ser a diretriz do nosso discurso. Ao invés das falas “subjetivas” para descrever o volume das atividades, tais como : meu gestor me chamou o dia inteiro, meu telefone não parou de tocar, minha caixa de e-mails está lotada, tive muitas interrupções, vamos utilizar números e estimativa de tempo.
Imagine como será diferente o nosso posicionamento, bem como a visão do nosso gestor, se passarmos a informar :
O gestor entenderá o que fazemos e o quanto fazemos . Hoje, muitos deles têm dúvidas das nossas atividades; não porque não valorizam o nosso papel, mas porque não recebem informações com a linguagem que entendem .
Para tal, o nosso desafio será medir as nossas atividades principais, que a partir de agora serão chamadas de Áreas de Resultado.
Não vamos reinventar a roda. Apenas, faremos ajustes na nomenclatura e passaremos a mensurá-las, com duas unidades de medida : quantidade e tempo.
Antes que os aspectos dificultadores comecem a pairar sobre o “como” faremos, adiando o importante “início”, lembre-se de que estamos quebrando paradigmas e inaugurando uma nova página na nossa história profissional. Então, é normal ter dúvidas e não se familiarizar imediatamente com essa linguagem e os procedimentos de mensuração.
O importante é saber que é possível. Por isso, há um projeto piloto, que poderá ser adaptado às suas funções e à sua empresa. A partir dos ingredientes desse projeto, você poderá elaborar a sua receita específica.
Para que inicie a sua mensuração, em doses homeopáticas, minha sugestão é que comece anotando os atendimentos aos seus clientes, que podem ser internos e externos. Escolha a forma de atendimento que é predominante no seu dia a dia ( telefone, pessoalmente, Internet).
Se deixar de anotar um ou outro, não se preocupe. O importante será ter uma média.
A área de Resultados Atendimento aos clientes tem duas unidades de medida: quantidade e tempo. Comece pela quantidade. No próximo artigo, falaremos sobre como mensurar as estimativas de tempo, bem como ampliaremos as informações sobre a medição das demais áreas de resultado.
Por enquanto, experimente e pratique.
Anote as suas dúvidas, para que possamos respondê-las.
betedelia@uol.com.brwww.betedelia.com.br
Sucesso !
Apêndice 1
Diagnóstico das Áreas de Resultado
- Prazo de Medição: um mês
- O que medir: tarefas principais
- Unidades de medida: quantidade/e ou tempo utilizado
Bete D`Elia*
Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.
|
segunda-feira, 22 de agosto de 2016
Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado 3º artigo
quinta-feira, 11 de agosto de 2016
Secretário freelancer? Vamos comentar um pouco?
 |
| Fonte: under30ceo.com
Secretário freelancer? Vamos comentar um pouco?
Taís Paula da Costa*
A atividade secretarial vem se desenvolvendo com o crescimento cada vez mais ativo das corporações. Os secretários freelancers ou remotos estão aumentando no mercado de trabalho, pela demanda de profissionais desta área que se dediquem estritamente a certas atividades. Apesar de não ter uma lei que rege esse tipo de atuação, a carreira freelancer está ganhando espaço no mundo corporativo em todos os países. Estar atualizado sobre diversas áreas e ter habilidades que façam a diferença na área escolhida será o primeiro passo para a conquista desse novo mercado.
O secretário freelancer é o profissional que se dedica estritamente a certas atividades relacionadas à empresa sem criar um vínculo empregatício definido. O primeiro objetivo para decidir prestar um trabalho freelance é a necessidade de ampliar os limites da própria formação profissional, pois um “trabalhador free” tem mais disponibilidade de tempo, capacidade de se adaptar em diferentes horários e esses profissionais têm visão mais abrangente e independente. Tendo essas habilidades, tem facilidade de entender o mercado e de lançar-se diante das mudanças do mesmo.
Como diversas outras áreas de mercado, o trabalho autônomo de um secretário free tem suas vantagens e desvantagens. A aceitação no mercado de trabalho é a primeira dificuldade que deve ser enfrentada, pois os profissionais que querem entrar nesse campo acabam saindo da área de atividade delimitada na formação profissional. Outro obstáculo é a lei trabalhista, pois em países como o Brasil é muito difícil legalizar-se como prestador de serviços, devido à alta quantidade de impostos. Dentre as vantagens, podemos citar a liberdade e flexibilidade de horários, que permite um engajamento maior em um projeto que precisa de uma atenção maior, também, por ter os desafios constantes de rotinas.
Prestar serviços de freelancer é uma ótima ideia para quem está à procura de trabalho. Estar em contato com o mercado e ser acessível a diversos tipos de negócios serão vantagens desse profissional. Quando trabalha como secretário autônomo e desempenha um bom trabalho, os bons resultados obtidos e a finalização de um projeto bem elaborado para a empresa, dá a oportunidade para construir novos trabalhos compensadores a nível financeiro e profissional. Outro diferencial é o currículo que será bem visto pelas empresas, pois será elaborado com diversas competências que se fazem necessárias nesse novo mercado.
Isso mostrará que você não ficou apenas na formação profissional. Mas, que se interessou em evoluir, especializar e adaptou as suas competências às do mercado para atender melhor os seus clientes. Se obtiver trabalhos em outras áreas e elaborar projetos em diferentes atividades, em pouco tempo, terá um mercado a sua disposição.
O trabalho freelancer pode levar o Secretário Executivo para um nível muito elevado da carreira desejada, pois poderá exercer essa função até mesmo em casa e assumir o controle de sua vida, aumentando as responsabilidades. Mas, com certeza, aumentará, também, a eficiência de trabalho. Do mesmo modo que se o negócio crescer, os lucros crescem juntos, você adquire um estilo de vida próprio e uma boa renda realizando algo que você gosta e faz do seu modo. As possibilidades quando se decide ser free são enormes com uma carreira livre feita para sua personalidade e interesses.
Para concluir este post, pode-se dizer que o trabalho do secretário frelancer tem adquirido um crescimento nos serviços secretariais, nas atividades financeiras, entre outros, ganhando campo entre todos os modelos econômicos da vida organizacional.
A opção por esse trabalho se realiza, voluntariamente, como consequência da dificuldade de acesso às oportunidades do mercado de trabalho que conduz a essa realização de experiências de autoemprego. Mesmo com a dificuldade de ter uma lei que determine suas possibilidades de crescimento e entrada no mercado profissional, hoje existem milhares de trabalhadores nesse campo no mundo inteiro, inclusive no Brasil.
O trabalho freelancer é uma novidade para as organizações. Mas, do mesmo modo que agrega certa insegurança a ambas, é um ponto forte quando inserido na departamentalização dos serviços. Assim, tem-se a confirmação de que esse trabalhador é um forte aliado que o mercado corporativo estava precisando para enfrentar as mais diversas situações do dia a dia empresarial.
Referências:
BOND, Maria Thereza. Conhecendo as técnicas secretariais, 2 ed. rev.,atual. e ampl., Curitiba: 2011.
CANTWELL, Marianne. Vida de Profissional Freelancer - Ferramentas para Facilitar seu Trabalho Como Autônomo. 1ª edição, 2013, 226 p.
LIMA FILHO, Francisco. Proteção ao trabalhador juridicamente autônomo e economicamente dependente. São Paulo, 2008, 2007.
Disponível em: << http://g1.globo.com/pr/parana/noticia/2013/02/curitibana-decide-trabalhar-em-casa-e-cria-o-servico-de-secretaria-remota.html>> Acesso em: 10/03/2016 às 16h.
TAGLIARI, Marli de Fátima Carvalho. Entrevista concedida a Taís Paula Da Costa. Passo Fundo, 16 maio, 2016.
Taís Paula da Costa*
graduanda em secretariado executivo pela Universidade de Passo Fundo(2015-2018) e bolsista do Programa de Apoio Institucional a Discentes de Extensão e de Assuntos Comunitários da UPF, atuante no projeto Super’Ação: Secretariado vai à escola.
|
quarta-feira, 27 de julho de 2016
Concursos públicos na área secretarial
 |
| Fonte: a autora |
Concursos públicos na área secretarial
*Fernanda F. Machado
A profissão de secretariado executivo é considerada, hoje, uma das mais bem pagas do mercado, e com falta de profissionais qualificados para determinadas áreas, principalmente no que tange aos idiomas.
A profissão que foi regulamentada em 1985 e teve sua lei complementada em 1996, além de seu código de ética profissional aprovado em 1989, é destaque no jornal The Guardian, da Inglaterra, quando articulou em um artigo que a secretária brasileira é a mais bem preparada do mundo. E não é para menos, ela é referência mundial. Pessoas de outros países vêm ao Brasil para ver e aprender como trabalha essa profissional.
Para tal preparação, é necessário que os profissionais cursem, em nível de graduação, tecnólogo e técnico do curso de secretariado executivo, cursos estes que formam, por ano, milhares de alunos em todas as partes do Brasil.
Após a conclusão do curso e, por tratar-se de uma área tão vasta, o profissional apto para ingressar no mercado de trabalho, poderá optar por seguir a carreira docente ou a carreira de secretário executivo (técnico ou superior). Podendo, ainda, optar por trabalhar na esfera pública ou privada. Optando pela esfera pública, primeiramente, terá que abrir mão de alguns momentos de lazer, junto da família para encarar um concurso público, concorrendo com milhares de candidatos, na maioria das vezes.
Na esfera privada, poderá consolidar sua carreira profissional se, além da formação inicial, falar outros idiomas, como o inglês, que já é quase uma exigência, e outros como espanhol, italiano e francês.
Os benefícios da esfera pública são muitos como, por exemplo, jornada reduzida de trabalho, licença para capacitação, a tão sonhada estabilidade e uma aposentadoria confortável.
Como desvantagem pode-se citar que, no serviço público, o trabalho estender-se-á por um longo período de tempo (se não a vida toda) com as mesmas atribuições, ou seja, uma vida acomodada.
Exigem-se do profissional de secretariado executivo, habilidades como: motivação, liderança, comunicação, administração de tempo, proatividade, domínio de idiomas, dentre outras, seja na área privada ou pública.
Segundo o site www.tudosobreconcursos.com, "Concurso público é um processo seletivo que tem por objetivo avaliar candidatos concorrentes a um cargo efetivo de uma entidade governamental de uma nação. Apesar do processo geralmente ser preparado por empresas especializadas, a responsabilidade da avaliação dos serviços cabe às áreas de Recursos Humanos legalmente designadas".
Os concursos públicos são alvo de milhares de brasileiros, sendo a maioria jovens recém-formados, em busca de novas oportunidades de trabalho. As vagas para portadores de necessidades especiais também são oferecidas em abundância, pois, existe proteção constitucional a eles, conforme prevê o sistema constitucional vigente (art. 37, II da Constituição Federal).
Existem vários significados para a palavra concurso. Para este artigo utilizar-se-á o preconizado pela Carta Magna, qual seja: “O processo de seleção de pessoas desejosas na assunção de um cargo ou emprego público” (CF. art. 37, II, 1988). Ou seja, é um processo de seleção pública de pessoas que desejam ocupar um cargo ou emprego público.
A palavra concurso se presta a muitos usos. Com efeito, pode indicar cooperação, ajuda. Mas também pode conotar uma modalidade de licitação, conforme indicado no art. 22, IV, da lei federal das licitações e contratos da Administração Pública, como pode denotar um processo de seleção de pessoas desejosas na assunção de cargo ou emprego público, consoante prescrito no art. 37, II, da Constituição Federal (MOTTA, 2005, p. 17).
O anseio de passar em concurso público vem, primeiramente, em razão de a iniciativa pública pagar o dobro que a iniciativa privada, na maioria dos casos. Segundo a Associação Nacional de Proteção e Apoio aos Concursos (ANPAC), esse número é duas vezes maior do que registrado há cinco anos e, por isso, a disputa pelas vagas é bastante acirrada.
É importante ressaltar que:
Nos próximos quatro anos estarão em condições de aposentadoria 452 mil servidores, cerca de 40% do atual quadro. Hoje, 80 mil já podem aposentar-se. Não esquecer, também, daqueles efetivados, que já estavam há cinco anos, quando da promulgação da CF, em 1988. Estes já contam com 28 anos de serviço público (ANPAC, 2011).
Os concursos públicos podem ter dois tipos de provas: a prova objetiva e a prova de títulos.
No caso da prova objetiva, os candidatos devem , marcar corretamente a questão.
No caso da prova de títulos, o candidato deverá comprovar experiência na função, se for o caso, ou apresentar todos os documentos de sua vida profissional, tais como cursos, palestras, artigos publicados, para que sejam analisados.
Com o objetivo de juntar em um único material todos os conteúdos solicitados num concurso público da área secretarial foi lançado no ano passado o Livro Secretariado Executivo para Concursos, que possui também provas na área secretarial com gabarito realizadas pela autora.
*Fernanda F. Machado
Cursou Bacharelado em Secretariado Executivo pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul-PUC (1994/1998)
A partir de 1998, atuou como docente em cursos livres na área secretarial, em instituições como SENAC, SENAI, Microlins e etc. Já em 2001 atuou como docente no Curso Superior de Secretariado Organizacional Formação Trilíngue da Universidade Católica de Pelotas-RS, coordenando o Laboratório Organizacional (laboratório de práticas secretariais). Em 2005 assumiu como docente no curso de Bacharelado em Secretariado Executivo da Universidade Federal do Amapá-AP, permanecendo por 4 anos, dedicando-se a coordenação do curso (2006) e a coordenação de estágios e orientação de trabalhos de conclusão de curso. Cursou Especialização em Gestão Empresarial pela FURG-RS(2000) e também Especialização em Docência do Ensino Superior pela UGF-RJ(2009). Com o objetivo de dedicar-se integralmente a docência sejam em cursos técnicos ou superiores, cursou Mestrado em Educação (2011). Desde 2010, é secretária-executiva da Universidade Federal de Pelotas-RS. Ao longo de seus quinze anos de carreira, tem atuado nas áreas de gestão secretarial, estágio, eventos, correspondência, arquivologia, etiqueta pessoal e profissional, tendo publicado um capítulo de livro e o Livro Secretariado Executivo para Concursos.
terça-feira, 19 de julho de 2016
A empatia na gestão secretarial
 |
| Fonte: freepik.com |
A empatia na gestão secretarial
Rosimeri Miranda*
Neste artigo abordaremos a gestão secretarial, a qual envolve diferentes habilidades e competências do secretário executivo tais como visão estratégica, negociação, boa comunicação, bom relacionamento interpessoal e dentro deste a empatia. Para o secretário executivo, no relacionamento interpessoal é importantíssimo praticar a empatia, pois conforme destaca Durante (2008) o gestor secretarial também assume o papel de auxiliar as pessoas a aprenderem, questionarem seus modelos mentais, ampliarem seus conhecimentos e gerenciar esse conhecimento individual para que sejam incorporados nas estratégias produtos e serviços do negócio.
A empatia, conforme o que ouvimos falar, é o ato de se colocar no lugar do outro antes de agir, mas é muito mais que isso, um conceito bem mais amplo ouvi em uma aula da disciplina de Processos Interpessoais e Intrapessoais no Trabalho dos Assessores Executivos, onde pude entender melhor sua conceituação e ainda perceber sua extrema importância em qualquer relação, nas diferentes formas que ela se apresenta.
Segundo Preston e De Waal (2002) há diferenças nas “atitudes” relacionadas com nossas reações com as outras pessoas:
- CONTÁGIO EMOCIONAL: é caracterizado por um estado emocional do sujeito que resulta diretamente da percepção do objeto, não havendo distinção entre o self e o outro, e onde não há capacidade de ajudar o outro.
- SIMPATIA: nesta o sujeito sente pena do objeto, com o foco dirigido mais para a situação que ao estado físico do mesmo, existindo distinção entre o self e o outro, mas a capacidade de ajudá-lo pode ou não existir.
- EMPATIA: estado emocional do sujeito resultante da percepção do estado do objeto, com distinção entre o self e o outro, cuja capacidade de ajudá-lo está presente e pode aumentar com a familiaridade, a similaridade e a relevância.
A partir das referências dadas pelos autores podemos perceber que, em certas situações, agimos com contágio emocional e acabamos não conseguindo agir em prol do outro e, às vezes, com simpatia, quando verificamos a difícil situação que o outro se encontra mas, mesmo assim, talvez não consigamos agir e, ainda, há momentos em que a empatia entra em cena, nesta o indivíduo percebe a situação e consegue agir e poder ajudar o outro.
Para o secretário executivo enquanto gestor é essencial ter empatia em suas relações de trabalho, com colegas de trabalho, subordinados e com clientes, proporcionando assim produtividade, motivação e ainda um maior grau de satisfação dos clientes. Além de, em casos de conflito entre colaboradores ou com clientes, cabe ao profissional de Secretariado como gestor, a partir da empatia, negociação e análise dos fatos, buscar solução rápida e dar continuidade aos processos dentro da organização em que atua.
Referências:
PRESTON, S.D.; DE WAAL,F.B.M. Empathy: its ultimato and proximamente bases. Behavioural and Brain Sciences, 25, p.1-72, 2002.
DURANTE, Daniela G. et al. Práticas de Gestão em Empresa Familiar: desafio da conciliação entre competitividade e humanização. V ENEO - Encontro de Estudos Organizacionais. Belo Horizonte: ANPAD, 2008.
Rosimeri Miranda*
Pós - graduanda pelo curso de especialização em Assessoria Executiva – UPF. Graduada em Secretariado Executivo, 2015 – UPF. Atualmente Secretária na Maxloader Indústria e Comércio de Máquinas.
segunda-feira, 11 de julho de 2016
A importância da educação continuada
 |
| Fonte: www.febran.org.br |
A importância da educação continuada
Daniel Lima*
Em um país onde apenas cerca de 10% da população possui curso superior, o incentivo dos pais para frequentar a faculdade no intuito de garantir estabilidade profissional parecia assertivo! Entretanto, da mesma forma que testemunhamos a extinção da máquina de escrever e do disquete, profissionais que não buscam atualização constante se tornam obsoletos diante da nova configuração do mercado contemporâneo.
Atualmente, a maioria das empresas apresenta uma taxa de rotatividade de colaboradores dinâmica, em razão: ou da insatisfação da empresa com profissionais incapazes de se adaptarem às mudanças necessárias para a manutenção da competitividade; ou da insatisfação de profissionais em relação a empresas eficientes na implementação de mecanismos de fiscalização e controle, mas deficientes na adoção de práticas de gestão de pessoas que ofereçam um plano de carreira atrelado a um ambiente propício à aprendizagem.
Portanto, para o jovem em ascendência profissional que não queira se submeter às empresas supracitadas, surge a inquestionável importância do conceito de empregabilidade, que pode ser entendido como a capacidade de reinserção no mercado de trabalho e cujo um dos pilares é a educação continuada. Especialize-se, aprenda a falar outro idioma, participe de eventos inerentes à sua área de atuação, enfim, não pare de estudar tão logo se forme!
E para as empresas que, cansadas de treinar seus colaboradores e perdê-los para a concorrência, almejam reduzir essa rotatividade e os custos correlatos, cabe rever suas políticas de gestão de pessoas, no sentido de criar um ambiente de trabalho desinibidor das potencialidades individuais.
Daniel Lima*
É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.
segunda-feira, 4 de julho de 2016
Indicadores de Resultado para o Profissional de Secretariado 2º artigo
 |
| fonte:www.ricardobergamini.com.br |
Indicadores de Resultado para o Profissional de Secretariado 2º artigo
Bete D`Elia*
Para que comecemos a criar os nossos indicadores, é importante que conheçamos alguns dados da história.
Façamos um retrospecto de uma época muito rica de aprendizagem e mudança de paradigmas no mundo empresarial, que foi a chegada da Era da Qualidade, na década de 1980.
Eu tive a felicidade de participar desse momento, que significou um divisor de águas na minha bagagem profissional.
Duas mudanças vitais foram trazidas pela Era da Qualidade :
- Colocação do cliente no primeiro lugar da pódio do mercado e de todas as empresas.
- Conscientização dos profissionais que só é possível gerenciar aquilo que se pode medir.
Mensurar a produtividade, desempenho, resultados passou a ser uma necessidade e um diferencial a partir dessa constatação.
Como já sabemos, priorizou-se a área fim das empresas, para identificar os indicadores de resultado, por serem mais tangíveis e estarem ligados à essência do negócio.
As atividades meio, como serviços, apoio e as secretariais não foram contempladas nessa primeira grande mudança.
Porém, a partir do século XXI e principalmente, na última década, todos os profissionais (áreas fim e meio) foram desafiados a criar os seus indicadores.
Para iniciar a nossa familiarização com o assunto, vamos conhecer o conceito de Indicadores.
Escolhemos duas definições que podem ser aplicadas à área do Secretariado.
" Indicadores são aqueles que medem diretamente os desempenhos relacionados às necessidades dos clientes e dos diferentes processos da empresa". (SEBRAE, 1995).
"Indicadores são elementos que medem níveis de eficiência e eficácia de uma organização, ou seja, medem o desempenho dos processos produtivos, relacionados à satisfação dos clientes". (De Rolt, 1998).
Há os indicadores quantitativos e os qualitativos:
Os quantitativos são mais adequados para medir a produtividade.
Os qualitativos estão normalmente ligados a outras ferramentas de gestão da empresa.
Para o profissional de Secretariado, recomendamos começar pelos quantitativos, que dão visibilidade à produtividade, além de evidenciarem as atividades mais representativas e demandadas.
Os indicadores quantitativos possibilitam também apresentar aos gestores, objetivamente, as principais atividades realizadas, a quantidade e duração. Como a essência do trabalho secretarial é levar soluções , muitas vezes, os gestores desconhecem os processos realizados, as etapas , o tempo investido, podendo até terem dúvidas sobre o desempenho dos profissionais que o assessoram.
No próximo artigo, apresentaremos “como “ iniciar a identificação dos seus indicadores de resultado e a respectiva medição.
Bete D`Elia*
Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.
Assinar:
Postagens (Atom)