Indicadores de Resultado para o Profissional de Secretariado 2º artigo

fonte:www.ricardobergamini.com.br

Indicadores de Resultado para o Profissional de Secretariado 2º artigo

Bete D`Elia*

Para que comecemos a criar os nossos indicadores, é importante que conheçamos alguns dados da história.

Façamos um retrospecto de uma época muito rica de aprendizagem e mudança de paradigmas no mundo empresarial, que foi a chegada da Era da Qualidade, na década de 1980.

Eu tive a felicidade de participar desse momento, que significou um divisor de águas na minha bagagem profissional.

Duas mudanças vitais  foram trazidas pela Era da Qualidade :

- Colocação  do cliente no primeiro lugar da pódio do mercado e de todas as empresas.

- Conscientização dos profissionais  que só é possível gerenciar aquilo que se pode medir.

Mensurar a  produtividade, desempenho, resultados passou a ser uma necessidade e um diferencial a partir dessa constatação.

Como já sabemos, priorizou-se a área fim das empresas, para identificar os indicadores de resultado, por serem mais tangíveis e estarem ligados à essência do negócio.

As atividades meio, como serviços, apoio e as secretariais não foram contempladas nessa primeira grande mudança.

Porém, a partir do século XXI e principalmente, na última  década, todos os profissionais (áreas fim e meio) foram desafiados a criar os seus indicadores.

Para iniciar a nossa familiarização com o assunto, vamos conhecer o conceito de Indicadores.

       Escolhemos duas definições  que podem  ser aplicadas  à área do Secretariado.

" Indicadores são aqueles que medem diretamente os desempenhos relacionados às necessidades dos clientes e dos diferentes processos da empresa". (SEBRAE, 1995).

"Indicadores são elementos que medem níveis de eficiência e eficácia de uma organização, ou seja, medem o desempenho dos processos produtivos, relacionados à satisfação dos clientes". (De Rolt, 1998).

Há os indicadores quantitativos e os qualitativos:

Os quantitativos são mais adequados para medir a produtividade.

Os qualitativos estão normalmente ligados a outras ferramentas de gestão da empresa.

Para o profissional de Secretariado, recomendamos começar pelos quantitativos, que dão visibilidade à produtividade, além de evidenciarem as atividades mais representativas e demandadas.

Os indicadores quantitativos possibilitam também apresentar aos gestores, objetivamente, as principais atividades realizadas, a quantidade e duração. Como a essência do trabalho secretarial é levar soluções , muitas vezes, os gestores desconhecem os processos realizados, as etapas , o tempo investido, podendo até terem dúvidas sobre o desempenho dos profissionais que o assessoram.

No próximo artigo, apresentaremos “como “ iniciar a identificação dos seus indicadores de resultado  e a respectiva medição.

Bete D`Elia*

Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.