segunda-feira, 22 de agosto de 2016

Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado 3º artigo

Fonte:www.freepick.com


Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado
3º artigo    -  Como iniciar a identificação dos seus indicadores de Resultado

Nesse artigo, a nossa proposta é fazer com que você, profissional de secretariado, comece a “colocar a mão na massa”, para identificar e criar os seus Indicadores de resultado.
A primeira atitude é ter coragem de sair da zona do conforto e consciência de que, nessa fase, terá mais trabalho .  Para se manter motivado, visualize  os futuros benefícios:

  • saberá, de forma objetiva, a sua produtividade
  • terá dados para apresentar os seus indicadores de resultado aos gestores que assessora
  • terá uma ferramenta para pleitear aumento da sua equipe, caso o seu volume de trabalho esteja acima da sua capacidade produtiva
  • terá argumentos sólidos para uma reunião de avaliação de desempenho e feedback.

A objetividade passará a ser a  diretriz do nosso discurso. Ao invés das falas “subjetivas” para descrever o volume das atividades, tais como : meu gestor me chamou o dia inteiro, meu telefone não parou de tocar, minha caixa de e-mails está lotada, tive muitas interrupções, vamos utilizar números e estimativa de tempo.
Imagine  como será diferente o nosso posicionamento, bem como a visão do nosso gestor, se passarmos a informar :
  • Hoje, a minha média de atendimentos ao cliente foi 20, ao telefone, 10 pessoalmente e 5 pela Internet.
O gestor entenderá o que fazemos e o quanto fazemos . Hoje, muitos deles têm dúvidas das nossas atividades; não porque não valorizam o nosso papel, mas  porque não recebem informações com a linguagem que  entendem .
Para tal, o nosso desafio será medir as nossas atividades principais, que a partir de agora serão chamadas de Áreas de Resultado.
Não vamos reinventar a roda. Apenas, faremos ajustes na nomenclatura e passaremos a mensurá-las, com duas unidades de medida : quantidade e tempo.
Antes que os aspectos dificultadores comecem a pairar sobre o “como” faremos, adiando o importante “início”, lembre-se de que estamos quebrando paradigmas e inaugurando uma nova página na nossa história profissional. Então, é normal ter dúvidas e  não se familiarizar imediatamente com essa linguagem e os procedimentos de mensuração.
O importante é saber que é possível. Por isso, há um projeto piloto, que poderá ser adaptado às suas funções e à sua empresa. A partir dos ingredientes desse projeto, você poderá  elaborar a sua receita específica.
  • 1ª. etapa – Identificação das suas áreas de Resultado

  • Anexo à matéria, você  encontrará  um formulário, intitulado  Diagnóstico das Áreas Resultado, no qual constam as áreas de resultado principais (coluna à esquerda) e as unidades de medida (quantidade e tempo),(à direita),  correspondentes a cada área.
  • Você deverá verificar quais áreas de resultado fazem parte da sua rotina e quais não fazem. Acrescentar aquelas que você realiza e que não constam do formulário.
  • Estamos anexando também um modelo de tabela, para você ajustar às atividades escolhidas.

Para que  inicie a sua mensuração, em doses homeopáticas, minha sugestão é que comece anotando os atendimentos aos seus clientes, que podem ser internos e externos. Escolha a forma de atendimento que é predominante no seu dia a dia ( telefone, pessoalmente, Internet).
Se deixar de anotar um ou outro, não se preocupe. O importante será ter uma média.
A área de Resultados Atendimento aos clientes tem duas unidades de medida: quantidade e tempo. Comece pela quantidade. No próximo artigo, falaremos sobre como mensurar as estimativas de tempo, bem como ampliaremos as informações sobre a medição das demais áreas de resultado.
Por enquanto, experimente e pratique.
Anote as suas dúvidas, para que possamos respondê-las.
betedelia@uol.com.br
www.betedelia.com.br

Sucesso !

 Apêndice 1
Diagnóstico das Áreas de Resultado


- Prazo de Medição: um mês

- O que medir:             tarefas principais
- Unidades de medida: quantidade/e ou tempo utilizado

Áreas de Resultado (Básicas)
Unidade de Medida
  1. Atendimento ao cliente
Externo e Interno
Meio :
Telefone – Ligações Recebidas/Efetuadas
Pessoalmente
Internet
Quantidade/média de tempo
  1. Assessoramento ao Gestor(es)- despachos
2ª.Assessoramento Virtual  
Tempo

Tempo e Quantidade
3. Coordenação e Gerenciamento de Informações(mencionar os tipos) e-mails, relatórios, etc
Quantidade/tempo
4. Elaboração/redação de documentos (português/outros idiomas)
Quantidade/tempo
5. Organização de reuniões(internas, mistas)/participação
Quantidade/tempo
6. Organização de viagens(nacionais/internacionais
Quantidade/tempo
7. Follow-up (providências, respostas, prazos, etc)
Tempo
8. Coordenação de pessoas/tarefas
Tempo
9. Pesquisa na Internet
Tempo
10. Arquivo (Físico e/ou eletrônico)
Tempo
Outras Atividades

11. Assessoria Pessoal ao Gestor
Tempo
12. Assessoria a expatriados
Tempo
13. Assessoria Social ao depto./empresa
Tempo
14. Gestão contratos prestadores de serviços
Quantidade/Tempo
15. Uso ferramenta SAP
Tempo
Fonte: A Autora.
Bete D`Elia*



Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.





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