Secretariado Executivo e a gestão de arquivos

Secretariado Executivo e a gestão de arquivos

           Rosimeri dos Santos Miranda*

Sabemos da constante mudança no perfil do profissional de Secretariado Executivo, pois atua mais diretamente nos níveis estratégico e tático das organizações, além de desempenhar diversas atividades de assessoria à diretores, gerentes e supervisores. Dentre as diversas atividades, o profissional exerce a gestão de arquivos, a qual é de grande importância, pois as organizações já perceberam o quanto é importante informações corretas em seus processos de trabalho, sendo assim, manter as informações nos lugares certos para quando necessário sejam de fácil localização, é algo essencial no contexto atual.

O profissional de Secretariado Executivo, a partir de sua formação acadêmica, é um profissional qualificado para desempenhar com muita eficiência o trabalho de gestão de arquivos. A graduação oferece ao profissional conhecimentos acerca de tipos de documentos, métodos de arquivamento, temporalidade de guarda de documentos, sistemas de gestão de arquivos, entre outros. Pelo fato de dominar a teoria e, muitas vezes, as práticas de arquivo, o Secretário Executivo geralmente é escolhido como responsável pela gestão e organização de arquivos dentro da empresa.

Algumas empresas desconhecem este trabalho de gestão de arquivos, tendo seus arquivos desorganizados, muitas vezes deixados de lado com desleixo, frequentemente tendo muita dificuldade em encontrar a informação necessária na hora certa. Pode parecer algo insignificante ou considerado como “perda” de tempo para alguns, todavia separar os arquivos de forma adequada, de acordo com sua tipologia, aplicar um método de arquivo (podendo ser ordem alfabética, numérica ou por período) em um local apropriado, depois de pronto mantê-lo organizado e dentro dos padrões estabelecidos, faz toda diferença. Com isso, as empresas podem melhorar e até aumentar a produtividade de sua equipe, eliminando assim aquele tempo (que sim, que era perdido) na procura de um determinado documento, por exemplo, em meio a uma bagunça.

A gestão de arquivos é uma atividade que acompanha o Secretário Executivo há vários anos, mas devido ao lançamento de novas tecnologias, mudança na legislação sobre documentos é necessário que o profissional continue em constante atualização e busca pelo assunto para que possa desempenhar seu papel de forma eficaz dentro da organização em que atua.

Além da gestão de arquivos e documentos, Secretários Executivos possuem diferentes campos de atuação atualmente, são profissionais versáteis, proativos, sempre dispostos a encarar novos desafios e mostrar sua resiliência, dinamismo, a todos que criticam e duvidam de seu posicionamento no atual mercado de trabalho.

*pós - graduanda pelo curso de especialização em Assessoria Executiva – UPF. Graduada em Secretariado Executivo, 2015 – UPF. Atualmente Secretária na Maxloader Indústria e Comércio de Máquinas.