Dicas: Disposição de bandeiras

Disposição de bandeiras

O uso da Bandeira Nacional está regulado pela Lei Nº 5.700, de 01/09/1971. Ela ocupa sempre o centro, ou seja, o lugar de honra. Com base nela são colocadas as demais, por ordem de precedência partindo da direita.

Como dispor de forma correta as bandeiras?

O primeiro item a se observar é quantas bandeiras serão colocadas.

a) Se for número par não existe centro, portanto a mais importante fica à direita de um centro hipotético.

A posição direita ou esquerda com relação à colocação das bandeiras é sempre vista posicionando-se no lugar da bandeira e olhando para a plateia.

b) Se o número de bandeiras for ímpar, há, portanto um centro que será ocupado pela bandeira brasileira.

Fonte: www.itfuture.com.br

Por que Inteligência Emocional para Profissionais de Secretariado?

Bete D´Elia*

Porque essa competência é vital para ter equilíbrio, desenvolver e sedimentar relacionamentos saudáveis, trabalhar sob pressão,  sem prejuízo da produtividade, lidar com perfis heterogêneos, atendendo , entendendo e superando expectativas.

A aquisição e desenvolvimento da Inteligência Emocional vai possibilitar uma ação como agente facilitador da infraestrutura organizacional , otimização do assessoramento aos Executivos e, principalmente, do fluir saudável e qualitativo  das relações humanas,  nos momentos em que for necessário um conhecimento extra, para solucionar problemas e conflitos.

Inteligência emocional é a capacidade de perceber, avaliar e expressar de maneira adequada uma emoção, de gerar pensamentos e sentimentos, que facilitem a compreensão de si mesmo, dos outros e de crescer com essas experiências.

É a base para tomar decisões sensatas.

É a habilidade de escutar tanto as informações racionais quanto os instintos.

Durante muitas e muitas décadas, houve a supremacia da razão, privilegiando que as pessoas se aperfeiçoassem na parte intelectual e fossem totalmente ignorantes emocionalmente.

Hoje, podemos afirmar que as emoções estão sendo reconhecidas e aceitas no mundo pessoal e profissional.

A Inteligência Emocional , conhecida como QE (Coeficiente Emocional), representa atualmente 80% nas possibilidades de sucesso das pessoas , na vida  pessoal e profissional. O QI, coeficiente intelectual,  representa apenas 20%.

Graças ao trabalho de vários estudiosos e pesquisas cientificas, o valor e a influência da emoção passaram a ter credibilidade;  a emoção deixou de ser tratada como assunto de caráter apenas subjetivo.

Dentre os vários experts que conferiram tratamento cientifico à emoção, podemos destacar Daniel Goleman, pelos vários livros escritos a respeito, pesquisas e trabalhos realizados, tanto,  individualmente,  como com outros famosos autores, entre os quais citamos Dalai Lama.

Segundo Daniel Goleman (1995), os passos para aprender e exercitar a Inteligência Emocional são cinco.Todos são comportamentais,   complexos e desenvolvidos gradativamente.

1. Autoconhecimento: representa a percepção do que se está sentindo e a permissão para sentir.
2. Administração das emoções:  Significa expressá-las de forma adequada, para todos os envolvidos, em determinada situação.
3. Empatia:  é sentir o que o outro está sentindo, sem que ele precise falar.
4. Automotivação: A palavra motivação significa “motivo para a ação”. Quem tem motivos para agir e viver, normalmente, lida bem com as suas emoções.
5. A arte do relacionamento. É entender de gente. .É aceitar as pessoas como elas são, sem emitir juízo de valor. É aprender a lidar com a diversidade.

Este texto é apenas uma pequena degustação de Inteligência Emocional. É para promover um contato com o tema e provocar o interesse para  saber mais.

Referências

GOLEMAN, Daniel. Inteligencia Emocional.Rio de Janeiro: Objetiva, 1995.

GOLEMAN, Daniel. Inteligência Emocional. Palestra . Video Siamar 2005.

 

*Bete D`Elia

Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.

Autora do Livro Profissionalismo – Não dá para não ter – Editora Gente.

É co-autora dos seguintes Livros:

• As novas Competências do Profissional de Secretariado pela Editora IOB Thomson;
• Gestão do Tempo e Produtividade – pela Editora Ser Mais;
• Coaching e Mentoring – pela Editora Ser Mais;
• Coordenadora com Magali Amorim e Maurício Sita do Livro Excelência no Secretariado, também pela Editora Ser Mais;
• Organizadora com Cibele Barsalini Martins do livro Modelos de Gestão no Contexto do Profissional de Secretariado, pela Editora UFSC.

 Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.

Tudo é comunicação!

Tudo é comunicação!

*Anelise Colet

Concorda, caro leitor?

Não é necessário explicar o significado dessa palavra, que tem mais de cem definições, e diversas aplicações, a ninguém. O conceito, já assimilado, é compreendido, incorporado e utilizado por todos.  

Você já percebeu como estamos nos apropriando das formas de comunicação atualmente? Ao longo das últimas três décadas do século XIX era comum ouvirmos que estávamos na “Era da Comunicação”.  Esse conceito surgiu com o crescimento no número de tecnologias de informação e comunicação, maiores responsáveis pelo aprofundamento internacional da integração econômica, social, cultural e política denominada Globalização. Os teóricos e estudiosos contemporâneos já não se referem dessa forma quando abordam a facilidade de comunicar, porém não deixam de considerar a transformação que as novas tecnologias proporcionam. Se agora a Era da Comunicação cedeu lugar a Era Digital, o que vemos acontecer é a comunicação instantânea, a conexão.

Perceba, caro, que o objetivo principal ainda continua o mesmo: o homem. Independentemente do meio, do suporte, do canal, do instrumento, do código, ou qualquer outra variante, sempre falaremos sobre atingir pessoas. Quando o ser humano conta com a primeira tecnologia disponível, sua boca, ou quando fica conectado a todo o planeta por meio de instrumentos sofisticados, o objetivo final da mais primitiva habilidade humana é o homem.

E os homens estão nas organizações. E nelas, a comunicação é considerada ferramenta estratégica nas relações profissionais. Intimamente ligada ao planejamento, à organização e à liderança, a comunicação organizacional eficiente modifica a realidade empresarial, influenciando clientes internos e externos, relacionando-se diretamente com os resultados diários.

Se é quase impossível que um profissional seja bem-sucedido sem que se comunique eficientemente, ao profissional de secretariado, da mesma forma, é fundamental. O papel do secretariado nas organizações, ampliado a partir do reconhecimento profissional e de novas exigências, perpassa suas múltiplas instâncias. Somos aqueles que conhecem toda a empresa, que contatam gestores, colaboradores e clientes. E mais: o profissional de secretariado tem a importante tarefa de promover a interação através de uma comunicação linear, correta, acurada.

Lembro, como se hoje fosse, a primeira aula de Língua Portuguesa no Curso de Tecnologia do Secretariado. A professora, interessada em despertar nas novas alunas o interesse pela boa escrita, apresentou-nos um divertido texto de Izidoro Blikstein intitulado “Quem não escreve bem... perde o trem!”. Nele um gestor solicita à sua secretária, que providencie uma viagem de negócios para o dia seguinte. A história se desenrola a partir de um bilhete mal escrito e você já pode imaginar o seu desfecho.

Bilhetes, recados, circulares, ofícios, requerimentos ou qualquer produção textual que passe pela mão de um profissional de secretariado não pode ser mal escrito. A importância de uma comunicação, interna ou externa, de uma organização não pode ficar a mercê de equívocos, de duplos sentidos ou de interpretações errôneas. Da correta expressão depende, muitas vezes, o sucesso de um projeto. Por isso a exigência técnica de domínio do idioma precisa ser requisito para seleção e contratação desse profissional.

Dividir para conquistar! Esse é o espírito da comunicação nos nossos dias. Nesse primeiro texto toco no assunto de forma abrangente para apresentar e para contextualizar. Nos próximos, vamos discutir especificidades da importância do tema para o profissional de secretariado nas organizações.

O texto de Izidoro Blikstein você pode conferir nesse link:

file:///C:/Users/ws/Downloads/tecnicas_de_comunicac_o_escrita_primeiro_capitulo.pdf

Até breve, pessoal!

       

*Anelise Colet é Secretária, graduada em Tecnologia do Secretariado pela Faculdade Brasiliense de Educação, acadêmica de Letras/Espanhol pela Universidade Federal de Pelotas, leitora e apreciadora de bons textos.

A era da polivalência

A era da polivalência

Olivo Tiago Giotto*

     O cenário econômico atual é muito incerto. O Brasil enfrenta uma das suas mais severas instabilidades político-econômicas de sua história. Esta instabilidade ocasionou um descrédito externo para investimento no país.

     Internamente as empresas estão permanentemente revendo seus custos, otimizando processos e cortando gastos, principalmente, com pessoal. São apresentados nos mais diversos meios de comunicação, notícias do fechamento de postos de trabalho e, até mesmo, de empresas.

     É, sem sombra de dúvida, um momento muito delicado para quem perde o seu emprego. No entanto, para as empresas o enxugamento de postos de trabalho pode ser a única forma de poder salvar o negócio e vencer este momento sombrio.

     Na hora de efetuar cortes na área de pessoal, algumas empresas procuram levantar critérios para o desligamento. Existem empresas que adotam o critério do desempenho. Assim, se recorre aos bancos de dados e às avaliações de desempenho anteriores para encontrar indícios de desempenho decrescente anterior.

     Para atravessar períodos difíceis as empresas precisarão contar com um perfil especial de equipe. Precisará de pessoas que conseguem produzir mediante relativa pressão. A pressão pode ser interna e/ou externa. Será interna quando os níveis superiores aumentarem metas e desafios em geral. Será externa por parte do cliente que está a cada dia que passa com menos dinheiro disponível e quer o melhor produto ou serviço.

     Além de produzir mediante pressão, é fundamental ser polivalente. Períodos adversos exigem a capacidade de fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo. Seja no gerenciamento ou na busca e sistematização de informação que servirão para futuras tomadas de decisões.

     O profissional de Secretariado Executivo tem sua formação desenvolvida dentro deste contexto. Ao observar a composição do currículo de sua formação é comum encontrar disciplinas que desenvolvem sua capacidade técnica e humana para fazer frente com naturalidade ao cenário que se apresenta.

     No que se refere à capacidade técnica de sua formação, constata-se o conhecimento sistêmico das empresas a partir das disciplinas do eixo Assessoria Executivo. Estas desenvolvidas mediante as disciplinas de gestão administrativa e secretarial. Também se soma as mais variadas atividades oriundas das práticas, as quais desenvolvem habilidades na interface cotidiana organizacional. Já das capacidades humanas, o respaldo é oriundo de várias disciplinas que têm como objetivo o desenvolvimento de atitudes de flexibilidade, trabalho em equipe, engajamento, relacionamento interpessoal, comunicação oral e escrita, solução de conflitos, entre outros. O que conferem um caráter de adaptabilidade interpessoal e presença proativa do profissional em momentos mais delicados.

     As empresas que podem contar com os atributos deste profissional polivalente em momentos conturbados como os atuais, com toda a certeza apresentam condições de uma alternativa diferenciada e combativa à altura dos desafios que se apresentam. Trata-se de um profissional com capacidade de entender a gravidade do momento e fixar-se nas dimensões das oportunidades que também se apresentam em todos os momentos críticos

                                                                                                                                                         

*Olivo Tiago Giotto possui graduação em Administração e Especialização em Gestão de Recursos Humanos pela Universidade de Passo Fundo, na qual atua como docente no curso de Administração. É Coordenador Adjunto do Curso de Administração Campus Sarandi da Universidade de Passo Fundo. Mestre em Administração pelo Programa de Mestrado em Administração da Fundação Universidade de Blumenau - SC.

Evento Chá das Rosas

Chá das Rosas

     Nada como um bom chá para colocar as conversas em dia e reavivar as velhas amizades!

       O tradicional Chá das Rosas da Paróquia Santa Teresinha de Passo Fundo ocorreu no dia 14 de maio, sábado, nesta edição com a colaboração das acadêmicas do curso de Secretariado Executivo da UPF Elisângela Schultz e  Liliane Vaz, que fizeram deste evento o seu estágio profissional supervisionado, sob a orientação da professora Caroline Matiello Vaz. 

Abaixo fotos do local*

     O evento iniciou com a fala do Padre Maicon Rosseto que ressaltou a importância da troca de conhecimentos entre a academia e a Paróquia.

Na foto abaixo o Padre Maicon e as acadêmicas no início do evento*

     Os presentes também puderam se divertir com a presença do ator Beto Mayer interpretando a socialight, nada discreta, Dulce Alcântara Pereira Barreto.

Na foto abaixo: Jessica Soares, Liliane Vaz, Beto Mayer, Lucelene Segat, Elisângela Schultz*

Na foto abaixo a convidada Dulce diverte os presentes.*

Toda a equipe que trabalhou para a realização do evento.*

       Além desta atração, as guloseimas e a boa conversa, a tarde foi enriquecida com sorteio de brindes e com um espaço de beleza da Mary Kay.

      As organizadoras do evento se disseram satisfeitas com o sucesso do evento e felizes com mais essa etapa sendo concluída.

* Fonte: Equipe Interação Secretariado

Secretariado Executivo e a gestão de arquivos

Secretariado Executivo e a gestão de arquivos

           Rosimeri dos Santos Miranda*

Sabemos da constante mudança no perfil do profissional de Secretariado Executivo, pois atua mais diretamente nos níveis estratégico e tático das organizações, além de desempenhar diversas atividades de assessoria à diretores, gerentes e supervisores. Dentre as diversas atividades, o profissional exerce a gestão de arquivos, a qual é de grande importância, pois as organizações já perceberam o quanto é importante informações corretas em seus processos de trabalho, sendo assim, manter as informações nos lugares certos para quando necessário sejam de fácil localização, é algo essencial no contexto atual.

O profissional de Secretariado Executivo, a partir de sua formação acadêmica, é um profissional qualificado para desempenhar com muita eficiência o trabalho de gestão de arquivos. A graduação oferece ao profissional conhecimentos acerca de tipos de documentos, métodos de arquivamento, temporalidade de guarda de documentos, sistemas de gestão de arquivos, entre outros. Pelo fato de dominar a teoria e, muitas vezes, as práticas de arquivo, o Secretário Executivo geralmente é escolhido como responsável pela gestão e organização de arquivos dentro da empresa.

Algumas empresas desconhecem este trabalho de gestão de arquivos, tendo seus arquivos desorganizados, muitas vezes deixados de lado com desleixo, frequentemente tendo muita dificuldade em encontrar a informação necessária na hora certa. Pode parecer algo insignificante ou considerado como “perda” de tempo para alguns, todavia separar os arquivos de forma adequada, de acordo com sua tipologia, aplicar um método de arquivo (podendo ser ordem alfabética, numérica ou por período) em um local apropriado, depois de pronto mantê-lo organizado e dentro dos padrões estabelecidos, faz toda diferença. Com isso, as empresas podem melhorar e até aumentar a produtividade de sua equipe, eliminando assim aquele tempo (que sim, que era perdido) na procura de um determinado documento, por exemplo, em meio a uma bagunça.

A gestão de arquivos é uma atividade que acompanha o Secretário Executivo há vários anos, mas devido ao lançamento de novas tecnologias, mudança na legislação sobre documentos é necessário que o profissional continue em constante atualização e busca pelo assunto para que possa desempenhar seu papel de forma eficaz dentro da organização em que atua.

Além da gestão de arquivos e documentos, Secretários Executivos possuem diferentes campos de atuação atualmente, são profissionais versáteis, proativos, sempre dispostos a encarar novos desafios e mostrar sua resiliência, dinamismo, a todos que criticam e duvidam de seu posicionamento no atual mercado de trabalho.

*pós - graduanda pelo curso de especialização em Assessoria Executiva – UPF. Graduada em Secretariado Executivo, 2015 – UPF. Atualmente Secretária na Maxloader Indústria e Comércio de Máquinas.