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| www.ultracurioso.com.br
Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado
4º artigo
Bete D´Elia*
Você fez a sua Lição de Casa?
No último artigo, apresentamos um formulário com as principais áreas de Resultado do Profissional de Secretariado, com as respectivas unidades de medida (quantidade e tempo).
Sugerimos também que começasse a sua prática de medição, para se familiarizar com a nova atitude.
Propusemos que a primeira mensuração fosse com a Área de Resultados – Atendimento ao Cliente, que poderia ser Interno ou Externo e que fosse escolhido o meio mais utilizado no seu dia a dia para realizar os atendimentos (telefone, internet ou pessoal).
Como essa Área de Resultados tem duas unidades de medida, quantidade e tempo, orientamos para que fosse medida apenas a quantidade.
Partindo do pressuposto que deseja avançar, estou visualizando você com esses dados prontos..
Uma das dificuldades que encontro nos cursos, quando fazemos a prática, é a necessidade de estimar algumas variáveis, para se chegar a uma média.
Para substituir esse potencial problema em solução, convido você a usar da sua imaginação e capacidade de abstração.
Para exemplificar, considerarei que na sua mensuração de atendimentos ao cliente, pelo telefone, a sua média diária foi de 15. Mesmo que o seu número tenha sido diferente, o procedimento para estimar o tempo é o mesmo.
Levando em conta a minha experiência como secretária e a pesquisa feita em vários cursos com profissionais da área, o tempo gasto para atender o cliente, pelo telefone, pode variar de 0,5 a 10 minutos. O consenso da maior parte dos secretários é que a média de tempo gasta com cada atendimento é de 2 minutos.
A partir desses dados, ja temos dois indicadores para a área de Resultados – Atendimento ao Cliente (por telefone):
Agora, vamos à sequência da medição, para saber os indicadores ao final de uma semana e um mês:
Síntese :
Partindo da média diária de 15 atendimentos ao cliente, por telefone, podemos concluir os seus indicadores mensais dessa área de Resultados:
Visualize agora como muda o seu posicionamento e a credibilidade gerada junto aos gestores:
Ao invés de falar que você atende muitos clientes e que o telefone não para de tocar o dia inteiro, você apresentará os seus indicadores de Resultado, com a seguinte linguagem:
Com certeza, os gestores entenderão esses dados e saberão o quanto esta Área de Resultados representa na sua produtividade.
Paralelamente, sua autoestima ficará mais elevada, por saber o quanto faz e como faz e por ter informações concretas para falar do seu cotidiano, com propriedade e valorização.
Imagine que essa mensuração poderá ser realizada com todas as suas Áreas de Resultado!.
Esse novo patamar está disponível para você atingir.
Basta acreditar e colocar a mão na massa!
Bete D´Elia*
Coach, Instrutora de Cursos, Palestrante
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terça-feira, 30 de agosto de 2016
Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado 4º artigo
segunda-feira, 22 de agosto de 2016
Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado 3º artigo
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| Fonte:www.freepick.com
Indicadores de Resultado do Profissional de Secretariado
3º artigo - Como iniciar a identificação dos seus indicadores de Resultado
Nesse artigo, a nossa proposta é fazer com que você, profissional de secretariado, comece a “colocar a mão na massa”, para identificar e criar os seus Indicadores de resultado.
A primeira atitude é ter coragem de sair da zona do conforto e consciência de que, nessa fase, terá mais trabalho . Para se manter motivado, visualize os futuros benefícios:
A objetividade passará a ser a diretriz do nosso discurso. Ao invés das falas “subjetivas” para descrever o volume das atividades, tais como : meu gestor me chamou o dia inteiro, meu telefone não parou de tocar, minha caixa de e-mails está lotada, tive muitas interrupções, vamos utilizar números e estimativa de tempo.
Imagine como será diferente o nosso posicionamento, bem como a visão do nosso gestor, se passarmos a informar :
O gestor entenderá o que fazemos e o quanto fazemos . Hoje, muitos deles têm dúvidas das nossas atividades; não porque não valorizam o nosso papel, mas porque não recebem informações com a linguagem que entendem .
Para tal, o nosso desafio será medir as nossas atividades principais, que a partir de agora serão chamadas de Áreas de Resultado.
Não vamos reinventar a roda. Apenas, faremos ajustes na nomenclatura e passaremos a mensurá-las, com duas unidades de medida : quantidade e tempo.
Antes que os aspectos dificultadores comecem a pairar sobre o “como” faremos, adiando o importante “início”, lembre-se de que estamos quebrando paradigmas e inaugurando uma nova página na nossa história profissional. Então, é normal ter dúvidas e não se familiarizar imediatamente com essa linguagem e os procedimentos de mensuração.
O importante é saber que é possível. Por isso, há um projeto piloto, que poderá ser adaptado às suas funções e à sua empresa. A partir dos ingredientes desse projeto, você poderá elaborar a sua receita específica.
Para que inicie a sua mensuração, em doses homeopáticas, minha sugestão é que comece anotando os atendimentos aos seus clientes, que podem ser internos e externos. Escolha a forma de atendimento que é predominante no seu dia a dia ( telefone, pessoalmente, Internet).
Se deixar de anotar um ou outro, não se preocupe. O importante será ter uma média.
A área de Resultados Atendimento aos clientes tem duas unidades de medida: quantidade e tempo. Comece pela quantidade. No próximo artigo, falaremos sobre como mensurar as estimativas de tempo, bem como ampliaremos as informações sobre a medição das demais áreas de resultado.
Por enquanto, experimente e pratique.
Anote as suas dúvidas, para que possamos respondê-las.
betedelia@uol.com.brwww.betedelia.com.br
Sucesso !
Apêndice 1
Diagnóstico das Áreas de Resultado
- Prazo de Medição: um mês
- O que medir: tarefas principais
- Unidades de medida: quantidade/e ou tempo utilizado
Bete D`Elia*
Graduada em Português-Francês pela USP - Universidade de São Paulo, Especialização em Psicologia Universal, pelo Psyko Universal Instituto de Desenvolvimento. É Coach com formação pelo IDHL – Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi. Palestrante e Facilitadora em treinamentos, Cursos e Workshops. Consultora para profissionais da Gestão Empresarial, no setor público e privado, com destaque no Segmento Secretarial. É Articulista das Revistas Ser Mais e Vocação Pública e em sites de Gestão e Áreas Secretariais. É Editora Adjunta da Revista de Gestão e Secretariado, GeSec, classificada como Qualis B3 pela CAPES.Diretora Toucher Desenvolvimento Humano Ltda.
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quinta-feira, 11 de agosto de 2016
Secretário freelancer? Vamos comentar um pouco?
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| Fonte: under30ceo.com
Secretário freelancer? Vamos comentar um pouco?
Taís Paula da Costa*
A atividade secretarial vem se desenvolvendo com o crescimento cada vez mais ativo das corporações. Os secretários freelancers ou remotos estão aumentando no mercado de trabalho, pela demanda de profissionais desta área que se dediquem estritamente a certas atividades. Apesar de não ter uma lei que rege esse tipo de atuação, a carreira freelancer está ganhando espaço no mundo corporativo em todos os países. Estar atualizado sobre diversas áreas e ter habilidades que façam a diferença na área escolhida será o primeiro passo para a conquista desse novo mercado.
O secretário freelancer é o profissional que se dedica estritamente a certas atividades relacionadas à empresa sem criar um vínculo empregatício definido. O primeiro objetivo para decidir prestar um trabalho freelance é a necessidade de ampliar os limites da própria formação profissional, pois um “trabalhador free” tem mais disponibilidade de tempo, capacidade de se adaptar em diferentes horários e esses profissionais têm visão mais abrangente e independente. Tendo essas habilidades, tem facilidade de entender o mercado e de lançar-se diante das mudanças do mesmo.
Como diversas outras áreas de mercado, o trabalho autônomo de um secretário free tem suas vantagens e desvantagens. A aceitação no mercado de trabalho é a primeira dificuldade que deve ser enfrentada, pois os profissionais que querem entrar nesse campo acabam saindo da área de atividade delimitada na formação profissional. Outro obstáculo é a lei trabalhista, pois em países como o Brasil é muito difícil legalizar-se como prestador de serviços, devido à alta quantidade de impostos. Dentre as vantagens, podemos citar a liberdade e flexibilidade de horários, que permite um engajamento maior em um projeto que precisa de uma atenção maior, também, por ter os desafios constantes de rotinas.
Prestar serviços de freelancer é uma ótima ideia para quem está à procura de trabalho. Estar em contato com o mercado e ser acessível a diversos tipos de negócios serão vantagens desse profissional. Quando trabalha como secretário autônomo e desempenha um bom trabalho, os bons resultados obtidos e a finalização de um projeto bem elaborado para a empresa, dá a oportunidade para construir novos trabalhos compensadores a nível financeiro e profissional. Outro diferencial é o currículo que será bem visto pelas empresas, pois será elaborado com diversas competências que se fazem necessárias nesse novo mercado.
Isso mostrará que você não ficou apenas na formação profissional. Mas, que se interessou em evoluir, especializar e adaptou as suas competências às do mercado para atender melhor os seus clientes. Se obtiver trabalhos em outras áreas e elaborar projetos em diferentes atividades, em pouco tempo, terá um mercado a sua disposição.
O trabalho freelancer pode levar o Secretário Executivo para um nível muito elevado da carreira desejada, pois poderá exercer essa função até mesmo em casa e assumir o controle de sua vida, aumentando as responsabilidades. Mas, com certeza, aumentará, também, a eficiência de trabalho. Do mesmo modo que se o negócio crescer, os lucros crescem juntos, você adquire um estilo de vida próprio e uma boa renda realizando algo que você gosta e faz do seu modo. As possibilidades quando se decide ser free são enormes com uma carreira livre feita para sua personalidade e interesses.
Para concluir este post, pode-se dizer que o trabalho do secretário frelancer tem adquirido um crescimento nos serviços secretariais, nas atividades financeiras, entre outros, ganhando campo entre todos os modelos econômicos da vida organizacional.
A opção por esse trabalho se realiza, voluntariamente, como consequência da dificuldade de acesso às oportunidades do mercado de trabalho que conduz a essa realização de experiências de autoemprego. Mesmo com a dificuldade de ter uma lei que determine suas possibilidades de crescimento e entrada no mercado profissional, hoje existem milhares de trabalhadores nesse campo no mundo inteiro, inclusive no Brasil.
O trabalho freelancer é uma novidade para as organizações. Mas, do mesmo modo que agrega certa insegurança a ambas, é um ponto forte quando inserido na departamentalização dos serviços. Assim, tem-se a confirmação de que esse trabalhador é um forte aliado que o mercado corporativo estava precisando para enfrentar as mais diversas situações do dia a dia empresarial.
Referências:
BOND, Maria Thereza. Conhecendo as técnicas secretariais, 2 ed. rev.,atual. e ampl., Curitiba: 2011.
CANTWELL, Marianne. Vida de Profissional Freelancer - Ferramentas para Facilitar seu Trabalho Como Autônomo. 1ª edição, 2013, 226 p.
LIMA FILHO, Francisco. Proteção ao trabalhador juridicamente autônomo e economicamente dependente. São Paulo, 2008, 2007.
Disponível em: << http://g1.globo.com/pr/parana/noticia/2013/02/curitibana-decide-trabalhar-em-casa-e-cria-o-servico-de-secretaria-remota.html>> Acesso em: 10/03/2016 às 16h.
TAGLIARI, Marli de Fátima Carvalho. Entrevista concedida a Taís Paula Da Costa. Passo Fundo, 16 maio, 2016.
Taís Paula da Costa*
graduanda em secretariado executivo pela Universidade de Passo Fundo(2015-2018) e bolsista do Programa de Apoio Institucional a Discentes de Extensão e de Assuntos Comunitários da UPF, atuante no projeto Super’Ação: Secretariado vai à escola.
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quarta-feira, 27 de julho de 2016
Concursos públicos na área secretarial
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| Fonte: a autora |
Concursos públicos na área secretarial
*Fernanda F. Machado
A profissão de secretariado executivo é considerada, hoje, uma das mais bem pagas do mercado, e com falta de profissionais qualificados para determinadas áreas, principalmente no que tange aos idiomas.
A profissão que foi regulamentada em 1985 e teve sua lei complementada em 1996, além de seu código de ética profissional aprovado em 1989, é destaque no jornal The Guardian, da Inglaterra, quando articulou em um artigo que a secretária brasileira é a mais bem preparada do mundo. E não é para menos, ela é referência mundial. Pessoas de outros países vêm ao Brasil para ver e aprender como trabalha essa profissional.
Para tal preparação, é necessário que os profissionais cursem, em nível de graduação, tecnólogo e técnico do curso de secretariado executivo, cursos estes que formam, por ano, milhares de alunos em todas as partes do Brasil.
Após a conclusão do curso e, por tratar-se de uma área tão vasta, o profissional apto para ingressar no mercado de trabalho, poderá optar por seguir a carreira docente ou a carreira de secretário executivo (técnico ou superior). Podendo, ainda, optar por trabalhar na esfera pública ou privada. Optando pela esfera pública, primeiramente, terá que abrir mão de alguns momentos de lazer, junto da família para encarar um concurso público, concorrendo com milhares de candidatos, na maioria das vezes.
Na esfera privada, poderá consolidar sua carreira profissional se, além da formação inicial, falar outros idiomas, como o inglês, que já é quase uma exigência, e outros como espanhol, italiano e francês.
Os benefícios da esfera pública são muitos como, por exemplo, jornada reduzida de trabalho, licença para capacitação, a tão sonhada estabilidade e uma aposentadoria confortável.
Como desvantagem pode-se citar que, no serviço público, o trabalho estender-se-á por um longo período de tempo (se não a vida toda) com as mesmas atribuições, ou seja, uma vida acomodada.
Exigem-se do profissional de secretariado executivo, habilidades como: motivação, liderança, comunicação, administração de tempo, proatividade, domínio de idiomas, dentre outras, seja na área privada ou pública.
Segundo o site www.tudosobreconcursos.com, "Concurso público é um processo seletivo que tem por objetivo avaliar candidatos concorrentes a um cargo efetivo de uma entidade governamental de uma nação. Apesar do processo geralmente ser preparado por empresas especializadas, a responsabilidade da avaliação dos serviços cabe às áreas de Recursos Humanos legalmente designadas".
Os concursos públicos são alvo de milhares de brasileiros, sendo a maioria jovens recém-formados, em busca de novas oportunidades de trabalho. As vagas para portadores de necessidades especiais também são oferecidas em abundância, pois, existe proteção constitucional a eles, conforme prevê o sistema constitucional vigente (art. 37, II da Constituição Federal).
Existem vários significados para a palavra concurso. Para este artigo utilizar-se-á o preconizado pela Carta Magna, qual seja: “O processo de seleção de pessoas desejosas na assunção de um cargo ou emprego público” (CF. art. 37, II, 1988). Ou seja, é um processo de seleção pública de pessoas que desejam ocupar um cargo ou emprego público.
A palavra concurso se presta a muitos usos. Com efeito, pode indicar cooperação, ajuda. Mas também pode conotar uma modalidade de licitação, conforme indicado no art. 22, IV, da lei federal das licitações e contratos da Administração Pública, como pode denotar um processo de seleção de pessoas desejosas na assunção de cargo ou emprego público, consoante prescrito no art. 37, II, da Constituição Federal (MOTTA, 2005, p. 17).
O anseio de passar em concurso público vem, primeiramente, em razão de a iniciativa pública pagar o dobro que a iniciativa privada, na maioria dos casos. Segundo a Associação Nacional de Proteção e Apoio aos Concursos (ANPAC), esse número é duas vezes maior do que registrado há cinco anos e, por isso, a disputa pelas vagas é bastante acirrada.
É importante ressaltar que:
Nos próximos quatro anos estarão em condições de aposentadoria 452 mil servidores, cerca de 40% do atual quadro. Hoje, 80 mil já podem aposentar-se. Não esquecer, também, daqueles efetivados, que já estavam há cinco anos, quando da promulgação da CF, em 1988. Estes já contam com 28 anos de serviço público (ANPAC, 2011).
Os concursos públicos podem ter dois tipos de provas: a prova objetiva e a prova de títulos.
No caso da prova objetiva, os candidatos devem , marcar corretamente a questão.
No caso da prova de títulos, o candidato deverá comprovar experiência na função, se for o caso, ou apresentar todos os documentos de sua vida profissional, tais como cursos, palestras, artigos publicados, para que sejam analisados.
Com o objetivo de juntar em um único material todos os conteúdos solicitados num concurso público da área secretarial foi lançado no ano passado o Livro Secretariado Executivo para Concursos, que possui também provas na área secretarial com gabarito realizadas pela autora.
*Fernanda F. Machado
Cursou Bacharelado em Secretariado Executivo pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul-PUC (1994/1998)
A partir de 1998, atuou como docente em cursos livres na área secretarial, em instituições como SENAC, SENAI, Microlins e etc. Já em 2001 atuou como docente no Curso Superior de Secretariado Organizacional Formação Trilíngue da Universidade Católica de Pelotas-RS, coordenando o Laboratório Organizacional (laboratório de práticas secretariais). Em 2005 assumiu como docente no curso de Bacharelado em Secretariado Executivo da Universidade Federal do Amapá-AP, permanecendo por 4 anos, dedicando-se a coordenação do curso (2006) e a coordenação de estágios e orientação de trabalhos de conclusão de curso. Cursou Especialização em Gestão Empresarial pela FURG-RS(2000) e também Especialização em Docência do Ensino Superior pela UGF-RJ(2009). Com o objetivo de dedicar-se integralmente a docência sejam em cursos técnicos ou superiores, cursou Mestrado em Educação (2011). Desde 2010, é secretária-executiva da Universidade Federal de Pelotas-RS. Ao longo de seus quinze anos de carreira, tem atuado nas áreas de gestão secretarial, estágio, eventos, correspondência, arquivologia, etiqueta pessoal e profissional, tendo publicado um capítulo de livro e o Livro Secretariado Executivo para Concursos.
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